不考虑工作场所的工作空间设计

在任何地方工作?

当你阅读这几个字时,你现在坐在哪里?在家里?在火车上,在机场?在协同工作空间,在海滩上,还是在一个经典的办公室?你是否将你的笔记本电脑放在可调节高度的办公桌上,而你则靠在符合人体工程学的办公椅上放松?或者你在为邮递员开门的同时,一边平衡着手机,一边把乐高积木踢出去。 你的员工和同事呢--他们现在在哪里?

越来越多的人在远程工作,尤其是担任行政职务的人。分散的工作已经变得更有意义,在未来,将对我们的工作方式和办公室景观产生持久的影响。办公室过去和现在都是企业文化的一个重要组成部分,是值得认同的东西。日益增长的数字化正在将办公室从一个工作场所转变为一个交流和创造的场所。同时,它不再是提供服务的主要或唯一场所,在规划时必须考虑到这一点。公司应该在考虑到这一点的情况下彻底改造他们的办公室设计,并制定现代概念,以便在远程工作时整合企业文化和企业设计。


办公室设计。未来的办公室是什么样子的?

在可预见的未来,对公司办公空间和工作场所的要求将发生重大变化。随着远程工作的增加,正式的工作站将不像目前这样需要程度。那些不是每天都在现场工作的人也可以与其他人分享他们的工作站。共享办公桌 "的概念将在未来取代专用的个人办公桌。这就提出了多个问题,包括什么是工作地点的最佳组合,哪些办公空间是关键的,哪些是可以灵活租赁的。

在新的工作环境中,办公室将成为一个最适合改变任务和工作方式的地方。这不仅仅是技术上的要求。新的工作世界涉及到办公室设计和使用的根本变化。

优化空间,降低成本

必须重新审视办公空间的布局。必须重新考虑和调整房间和工作站,使可用空间在任何时候都能得到最佳利用。越来越多的人在家或远程工作,因此对设备齐全的工作站的需求减少。另一方面,对可以灵活使用的工作站的需求也明显增加。当多名员工共用一张桌子时,也必须重新考虑工作站的设备。哪些角色需要特殊的工具?IT基础设施的哪些部分需要调整?所有的技术设备是否相互兼容?需要多少个安静的空间?通过采取这些调整,可以节省办公空间的成本。可持续性因素也可以在降低成本的同时优化办公室。实施 "无纸化办公 "可以降低个人对打印机和打印材料的需求,而且,作为一个额外的好处,可以使办公室更加整洁。

活动而不是出席

如果家里更好,为什么还要去办公室?员工需要从办公室得到的东西已经改变了。仅仅有一张桌子、稳定的互联网连接和咖啡机已经不够了。相反,办公室应该是一个令人愉快的地方。与以往任何时候相比,它是一个人们可以面对面互动、交流和创造性工作的地方。公司场所必须进行相应的改造和设计。

仅仅为工作而出现已经不是成功的因素,现在的重点反而是工作的结果和质量。对于办公室的工作来说,这意味着员工以有针对性的方式到现场完成某些任务或活动。这被称为基于活动的工作。员工自己可以决定每项活动的地点和工作环境和/或对其进行组织管理。

当重新设计工作场所以支持更多基于活动的东西时,制造公司可以同时考虑另一个问题:与产品的距离。集思广益的空间和以办公桌为基础的工作站可以被安置在生产附近,甚至在视觉上与之相连。这一点很重要,这样,尽管在不同的地点工作,员工对质量的理解和对产品的忠诚度都能得到保留。

工作场所的健康--体育办公室

随着办公空间的重新设计,健康管理的话题也越来越突出。大多数公司已经实施了高度可调的办公桌,符合人体工程学的办公桌椅,以及特定用途的照明设计。决策者们面临着思考新的工作场所概念和替代性办公家具的任务。在午休、会议或下班后进行锻炼、瑜伽和放松的空间也是健康工作场所的一部分。重要的是要确定每个员工的期望和愿望,并相应地满足它们。

许多公司犹豫是否要投资于像这样的现代设计元素,因为成本太高。然而,现在众多的出租和租赁选择使人们可以在花费大量资金进行全面建设之前,可以很容易地在选定的区域尝试特定的展示。一般建议在设计新的办公室景观时要有灵活性,以便测试新的想法。每个公司都必须单独决定什么设计最适合他们,并在员工进行活动时给予他们最佳支持。

当员工对他们的工作环境感到满意,并且有提供交流选择和创造性头脑风暴空间的社交区域时,他们的工作会更有成效。每天工作的高满意度与公司提供的健康福利相结合,可以减少员工的病假数量。此外,积极的办公室设计还可以通过雇主品牌影响公司的外部影响。


在家工作:不出家门就能成为公司的一份子

在家工作时必须克服哪些挑战?

随着越来越多的员工在家工作,包括在较长的时间内工作,公司及其员工队伍面临着新的挑战。

  • 家庭工作区需要什么设备?
  • 如何确保流程安全?
  • 员工面临哪些挑战?
  • 如何维护劳动法和数据保护?
  • 还有哪些其他组织事项?

家庭工作站设计

理想情况下,家里的工作站和办公室的工作站应该是对等的。为了实现这一点,公司必须为员工提供适当的设备。这种设备的选择应该总是适合任务和员工和管理人员的个人需要。在最好的情况下,家庭工作站的设计方式是尽可能地减少周围的干扰。

即使在家里工作,员工的健康也必须考虑在内。厨房的桌子并不是生产性工作的永久解决方案。办公桌、办公椅和照明必须符合人体工程学工作和技术标准的要求。

在员工没有专门的房间作为家庭办公室的情况下,雇主可以为他们提供小而简单的解决方案,如壁挂式的折叠式工作桌。大笔投资是不必要的。许多节省空间的办公家具也可以租赁,这让公司可以灵活地、经济地使用它们。

居家办公设备的基本配套还包括技术设备,如笔记本电脑、屏幕、键盘和连接所有设备的配套媒体接口。在家工作除了需要硬件,还需要正确的软件解决方案

对雇员的挑战

在家工作对每个员工和活动的适合程度不尽相同。通常情况下,人们没有一个独立的办公室。另外,在平衡工作和家庭承诺方面可能会有冲突,或者在家工作时的各种要求可能会带来社会负担。

工艺安全的挑战

当大部分工作都是在家里完成,而不再是在办公室里,就有可能出现沟通恶化的情况,并降低最新进展和工作量的透明度。因此,需要明确的沟通准则,因为与同事的互动将不再是自发的,而是需要计划。这可能会对创新能力产生负面影响。

在家工作时,也仍然需要有保障措施来确保生产力。严格的时间管理,关于工作时间(核心工作时间)的规定,透明的工作概述,以及诸如 "5S方法 "等标准,在家工作时必须保持。这意味着公司的领导层需要激励他们的员工进行相应的组织。

阅读 "领导工作 "页面,找出管理者在分散式工作环境中必须处理的其他要求。

劳动法和数据保护方面的挑战

当大部分工作都是在家里完成,而不再是在办公室里,就有可能出现沟通恶化的情况,并降低最新进展和工作量的透明度。因此,需要明确的沟通准则,因为与同事的互动将不再是自发的,而是需要计划。这可能会对创新能力产生负面影响。
在家工作时,也仍然需要有保障措施来确保生产力。严格的时间管理,关于工作时间(核心工作时间)的规定,透明的工作概述,以及诸如 "5S方法 "等标准,在家工作时必须保持。这意味着公司的领导层需要激励他们的员工进行相应的组织。
为了使公司在实施在家工作时不违反适用的法律,重要的是,他们要意识到潜在的绊脚石。劳动法和职业安全与健康的相关要求必须适用于办公室、家里以及任何其他潜在的工作场所或形式的所有员工。相应的审计确保公司遵守了这些规定。此外,至关重要的是,要考虑保护个人数据(数据保护)和公司数据(信息安全)。

员工必须了解这些领域的最新要求,以便他们在家庭环境中满足这些要求。与办公室不同的是,员工经常与不属于公司的人,如家庭成员或室友分享家庭办公空间。在家工作时的其他安全挑战是私人使用公司的硬件和使用私人拥有的设备进行工作。


增加灵活性的协作中心

沟通和交流是 "新办公室 "的核心主题。当办公空间或公司拥有的 "协作中心 "也向其他内部区域、外部员工、协作伙伴或学生开放时,它们会得到加强。不是作为一个 "开放日 "的活动,而是有相应的规则,并符合(数据)安全的要求。例如,一个外部的智囊团,可以促进公司内部跨越(精神)边界的沟通和知识交流。

协作中心吸引的不仅仅是初创企业。即使是成熟的企业也可以利用这种灵活的工作场所形式的好处。他们可以访问外部共享工作空间的供应商,或为员工和公司以外的人提供自己的空间。像这样的模式也不限于一个城市。事实上,农村协作中心是一种经过验证的实践。来自邻近地区的员工不必在在家工作或通勤到一个遥远的办公室之间做出选择。相反,他们可以利用他们居住地附近的协作中心的专业办公结构。

我如何组织分散的工作

公司面临着为其未来在不同工作场所的活动(重新)定义整体组织条件的挑战。重点必须是对工作场所和工作地点的灵活选择。反过来,这需要创造一种文化,使在家或远程工作与在办公室工作一样被接受。这也要求对员工有相应程度的信任。

这些可能是需要回答的一些问题。

  • 数据保护和遵守工作场所指令是否在所有潜在的工作场所得到保障?
  • 如何满足客户的具体要求(例如,信息安全标准ISO/IEC 27001的要求)?
  • 哪些任务只能在办公室完成,而不能远程操作?
  • 哪些规则将适用于分散式团队内的可访问性和沟通?
  • 如何确保员工无论在哪里工作,都能受到激励,感觉良好,并与公司产生共鸣?


阅读我们的 "团队工作 "页面,了解如何在分散的团队中促进协作和凝聚力。


在设计分布式工作场所时,我们如何能最有效地提供支持?

办公室--不仅仅是一个工作场所

我们可以帮助你把传统的办公室重新设计成以活动为基础的办公室。
这包括规划和实施共享办公桌的概念,并整合行政区域,使其成为跨职能部门。这里的重点是基于流程的方法,打破孤岛心态,将不同领域的人聚集在一个流程链中。

我们与您一起规划和设计生产和管理之间的空间联系,在主办公室、家庭工作空间和区域协作中心。在与合作伙伴的合作中,我们根据您的需求,为不同的工作领域开发设计理念,以满足个人和活动的需求,例如思考、专注工作、交流、讨论和合作。

我们将商业案例放在一起,以确定对您的企业来说是一个很好的选择的投资,以及可以通过它们实现的结果。为此,我们还就重新设计的融资模式向你提供建议。这可能意味着找出租赁、购买或出租额外空间可能是你的最佳选择。这方面的关键问题是什么费用会导致节省,以及节省的费用是什么?我们的目标是在提高生产力的同时不增加成本。

我们和你一起分析你公司的工作类型。我们提出了 "人物"--模范员工。在此基础上,我们可以确定与空间设计、设备和工作模式有关的需求,无论是现在还是将来。此外,我们为您提供基于活动的操作流程的建议,您可以使用这些流程来管理办公室、家庭或远程的工作量。

远程工作 - 在家工作和协作中心

为了实现远程工作与公司的日常生活达到最佳结合,我们为您的家庭或协作中心创建了定制的概念。这些概念与在办公室和通过办公桌共享进行的灵活工作紧密相连。我们依靠内部和外部的基准来进行空间和组织设计。

此外,我们与您合作设计一系列设备,为办公室以外的最佳工作空间--包括潜在的融资模式。安装远程工作空间还包括选择有针对性的硬件和软件。

分散式工作需要正确的组织条件。我们帮助你制定员工在特定时间和地点的工作准则,以及在所有工作场所遵守法定条款的规则,如职业安全和健康以及信息安全。

员工在远程工作时需要发挥主动性。为此,我们提供自我组织和时间管理的辅导。

衡量成功 - 我们知道什么是重要的

我们和你一起选择合适的关键绩效指标(KPI),您可以使用这些指标来衡量在您的公司空间和组织上重新设计的工作场所选项的成功。下面提供了一些选定的办公室工作和远程工作的关键绩效指标。

针对办公室的关键绩效指标

  • 每个雇员和每个工作类型的空间
  • 空间分布的变化(个人办公室、创意区等)。
  • 每个雇员的工作站数量
  • 会议室的利用情况
  • 基础设施费用、辅助费用和辅助空间
  • 办公室的使用频率

 

在家工作或远程工作的关键绩效指标

  • 家庭所在地与工作地点的距离或半径
  • 在家或远程工作的员工比率
  • 借用的办公设备概况

你有关于工作场所的问题吗?请今天就与我们联系。

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Sieghard Schmetzer

Sieghard Schmetzer

Partner, Director Business Unit
Phone: +49 731 93680 106