Process Mining

Um den Herausforderungen der Digitalisierung zu begegnen, benötigen Unternehmen ein sehr gutes, detailliertes Verständnis für ihre eigenen Prozesse. Hier setzt Process Mining an: Es ergänzt klassische Big-Data-Lösungen um eine prozessorientierte Betrachtungsweise. Anhand von nur drei Attributen (eindeutige ID, Zeitstempel und Beschreibung der Aktivität) werden die tatsächlichen logischen Abläufe in den Daten automatisch identifiziert, rekonstruiert und transparent dargestellt.

Statt subjektiv definierter Referenzprozesse wird so die Gesamtheit aller gelebten IST- Prozesse betrachtet. Process Mining Software zeigt schonungslos auf, wie oft die tatsächlichen Tätigkeiten vom definierten SOLL-Prozess abweichen. In den meisten Fällen entsteht zunächst ein wirres und unübersichtliches Prozessnetz als Spiegel der Wirklichkeit. Durch vorkonfigurierte Filter- und Analysewerkzeuge können Hauptströme und Bypässe erkannt und zugeordnet werden und aus der Gesamtheit Abweichungen sowie Engpässe punktgenau identifiziert werden.

In Zeiten, in denen täglich mehrere Milliarden Gigabyte an Daten entstehen, geht es nicht mehr um das reine Erheben, sondern vielmehr um das Verstehen und Nutzen dieser gigantischen Datenmengen. „Mittels intelligenter Software werden digitale Spuren in den unternehmenseigenen Daten- und Ereignisspeichern analysiert und bewertet“, erklärt Diana Rebel, Consultant, Ingenics Management Consulting. Process Mining erkennt Muster in riesigen Datensätzen. Für die Interpretation der Ergebnisse und Ableitung der Handlungsfelder sind jedoch weiterhin Experten mit tiefem Prozessverständnis und Fachwissen notwendig. „In jedem Projekt konnte ich bislang den Kunden überraschende und interessante Prozessabweichungen aufzeigen“, so Rebel. „Beispielsweise waren bei einem mittelständischen Unternehmen Aufträge im System eingelastet, ohne, dass vorab Angebote erstellt wurden.“

„Process Mining ist nicht nur ein reines Analyse-Tool für vergangenheitsbezogene Daten“, sagt Alexander Gottwald, Associate Partner und Director Business Unit, Ingenics Management Consulting. „Vielmehr bietet es Entscheidern ganz neue Möglichkeiten, ihre Abläufe proaktiv und in Echtzeit zu steuern.“

Durch die Zeitstempel der Aktivitäten (Rückmeldepunkte) werden zum Beispiel aktuelle Durchlaufzeiten transparent und können permanent mit den vorgegebenen Systemparametern abgeglichen werden. Abweichungen sind sofort sichtbar und Gegenmaßnahmen können eingeleitet werden.

Process Mining dient dazu, Prozesse zu optimieren. Um damit Erfolg zu haben, muss eine wichtige Voraussetzung erfüllt sein: Die Daten müssen durchgängig und valide sein. Nur so lassen sich die richtigen Schlüsse ziehen. Der Nutzen liegt auf der Hand: mehr Transparenz und eine völlig neue Sichtweise auf die generierten Daten.