Arbeitsplatzgestaltung unabhängig vom Arbeitsort

Arbeiten, egal wo?!

Wo sitzen Sie gerade, während Sie diese Zeilen lesen? Zu Hause, im Zug, am Flughafen, im Co-Working-Space, auf den Bahamas oder ganz klassisch im Büro? Steht Ihr Laptop auf einem höhenverstellbaren Tisch, während Sie sich entspannt im ergonomischen Bürostuhl nach hinten lehnen oder balancieren Sie das Handy in einer Hand während Sie mit der anderen dem Paketboten die Tür öffnen und dabei einem Legostein am Boden ausweichen? Und wo sind eigentlich Ihre Mitarbeitenden oder Kolleginnen und Kollegen gerade?

Immer mehr Menschen, vor allem in den administrativen Unternehmensbereichen, arbeiten remote. Die dezentrale Arbeit hat an Bedeutung gewonnen und wird zukünftig unsere Art zu Arbeiten und auch die Bürolandschaft nachhaltig verändern. Das Büro war und ist ein elementarer Bestandteil der Kultur des Unternehmens und ein Identifikationsobjekt. Durch die zunehmende Digitalisierung wandelt sich das Büro von einem Ort der Arbeit zu einem Ort des Austausches und der Kreativität. Gleichzeitig ist es nicht mehr der primäre bzw. einzige Ort der Leistungserbringung. Homeoffice und weitere Arbeitsorte gewinnen an Bedeutung und müssen bei der Planung mitgedacht werden. Unternehmen sollten dahingehend ihr Office-Design grundlegend überarbeiten und moderne Konzepte entwickeln, wie die Unternehmenskultur und das Corporate Design auch im Homeoffice und anderweitig remote integriert werden kann.


Office-Design: Wie sieht das Büro der Zukunft aus?

Die Anforderungen an Büroflächen und Arbeitsplätze im Unternehmen werden sich in absehbarer Zeit maßgeblich verändern. Durch die gestiegene Remote-Arbeit werden Arbeitsplätze nicht mehr in heutigem Umfang benötigt. Wer nicht täglich vor Ort arbeitet, kann seinen Arbeitsplatz auch mit anderen teilen. Das Konzept „Shared Desk“ wird in Zukunft den eigenen Schreibtisch im Office ablösen. Dies wirft unter anderem die Fragen auf, wie der optimale Mix der Arbeitsorte aussieht, welche Büroflächen konstant vorgehalten werden müssen und welche flexibel angemietet werden können.

Das Büro in der neuen Arbeitswelt soll ein Ort sein, der optimal auf die veränderten Aufgaben und Arbeitsweisen angepasst ist. Dabei geht es nicht nur um technische Anforderungen, sondern auch um ganz grundlegende Veränderungen der Bürogestaltung und -nutzung.

Flächen optimieren und Kosten reduzieren

Büroflächen müssen neu aufgeteilt werden. Räumlichkeiten und Arbeitsplätze müssen überdacht und entsprechend angepasst werden, um den verfügbaren Platz jederzeit optimal nutzen zu können. Da immer mehr Menschen aus dem Homeoffice bzw. remote arbeiten, sinkt der Bedarf an voll ausgestatteten Arbeitsplätzen im Büro. Dagegen steigt der Bedarf an flexibel nutzbaren Arbeitsplätzen erheblich. Wenn sich mehrere Mitarbeitende einen Schreibtisch teilen, muss auch die Ausstattung der Arbeitsplätze überdacht werden. Für welche Tätigkeiten braucht es eine spezielle Ausrüstung? Was muss bei der IT-Infrastruktur angepasst werden? Sind alle technischen Geräte miteinander kompatibel? Wie viele Rückzugsräume werden benötigt? Durch diese Anpassung können Büroflächen und damit auch Kosten eingespart werden. Auch Nachhaltigkeitsaspekte können das Büro optimieren und gleichzeitig Kosten reduzieren. So kann durch die Einführung eines „papierlosen Büros“ der individuelle Bedarf an Druckern und Druckmateriellen gesenkt werden und führt nebenbei zu mehr Ordnung im Büro.

Aktivität statt Anwesenheit

Warum soll ich ins Büro kommen, wenn es daheim viel schöner ist? Die Ansprüche der Mitarbeitenden an das Office haben sich verändert. Es genügt nicht mehr, dass man dort einen Tisch, eine stabile Internetverbindung und eine Kaffeemaschine hat. Vielmehr soll das Office ein einladender Ort sein, an dem man sich gern aufhält. Stärker als zuvor wird es ein Ort, an dem man sich persönlich begegnen, austauschen und kreativ arbeiten kann. Entsprechend müssen die Räumlichkeiten verändert und ausgestattet werden.

Die reine Anwesenheit ist kein Leistungsfaktor mehr. Dadurch rücken die Ergebnisse und Qualität der Arbeit in den Fokus. Für die Arbeit im Büro bedeutet das, dass Mitarbeitende gezielt für bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten vor Ort sind. Man spricht dabei vom aktivitätsbezogenen Arbeiten – dem „Activity Based Working“. Dabei kann die Entscheidung, für welche Tätigkeiten Mitarbeitende welchen Arbeitsort und welche Arbeitsumgebung wählen, eigenverantwortlich getroffen und/oder organisatorisch geführt werden.

Bei der Neugestaltung in Richtung aktivitätsbezogener Arbeitsplätze kann in produzierenden Unternehmen ein weiterer Punkt gleich mitbedacht werden: die Nähe zum Produkt. Räume für Brainstormings oder Schreibtisch-Arbeitsplätze können nahe an die Produktion gelegt werden und sogar optisch mit dieser verbunden werden. Dies ist wichtig, damit trotz der Arbeit an verschiedenen Orten, das Qualitätsverständnis und Bindung zum Produkt erhalten bleibt.

Gesundheit am Arbeitsplatz – das bewegte Büro

Im Zuge der Umgestaltung von Büroflächen nimmt auch das Thema Gesundheitsmanagement an Bedeutung zu. Höhenverstellbare Tische, ergonomische Bürostühle und ein anforderungsgerechtes Lichtdesign sind in den meisten Firmen bereits umgesetzt. Entscheiderinnen und Entscheider stehen vor der Aufgabe, über neue Arbeitsplatzkonzepte und alternative Büroausstattungen nachzudenken. Räumlichkeiten für Sport, Yoga- und Entspannungsübungen in der Mittagspause, zwischen zwei Meetings oder nach Feierabend sind ebenfalls Bestandteil eines gesunden Arbeitsplatzes. Dazu ist es wichtig, die jeweiligen Ansprüche und Wünsche der Mitarbeitenden zu erkennen und entsprechend umzusetzen.

Viele Firmen scheuen sich wegen der hohen Kosten, in solche modernen Gestaltungselemente zu investieren. Zahlreiche Miet- und Leasingangebote machen es jedoch mittlerweile einfach, punktuell zunächst bestimmte Showcases auszuprobieren, bevor flächendeckend viel Geld ausgegeben wird. Generell ist es empfehlenswert die neue Bürolandschaft flexibel zu gestalten, um so neue Ideen erproben zu können. Jede Firma muss individuell entscheiden, welche Gestaltung für sie am besten funktioniert und die Mitarbeitenden bei der Ausübung ihrer Tätigkeiten optimal unterstützt.

Wenn Mitarbeitende mit der Arbeitsumgebung zufrieden sind, in sogenannten Social Areas Möglichkeiten zum Austausch und Räume für kreative Brainstormings haben, arbeiten sie meist produktiver. Eine hohe Zufriedenheit im Arbeitsalltag kombiniert mit betrieblichen Gesundheitsangeboten kann die Zahl der Krankheitstage reduzieren. Zudem kann eine positive Bürogestaltung auch Einfluss auf die Außenwirkung des Unternehmens im Zuge des „Employer Branding“ haben.


Experten-Interview zum Thema Neue Arbeitswelten

Welche Trends gibt es aktuell bei der Gestaltung neuer Arbeitswelten?

Werden wir zukünftig statt im Büro also tatsächlich von überall aus arbeiten?

Wie wichtig bleiben dann die physische Anwesenheit und der persönliche Kontakt?

Antworten gibt es im Interview mit Prof. Dr. Hartmut Schulze, Leiter des Instituts für Kooperationsforschung und -entwicklung an der Hochschule für Angewandte Psychologie der Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW

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Homeoffice: Daheim und doch in der Firma

Welche Herausforderungen im Homeoffice gilt es zu bewältigen?

Mit der zunehmenden Zahl an Beschäftigen, die auch über einen längeren Zeitraum aus dem Homeoffice arbeiten, stellen sich neue Herausforderungen für Unternehmen und ihre Belegschaft:

  • Wie ist der Arbeitsplatz zu Hause ausgestattet?
  • Wie wird die Prozesssicherheit gewährleistet?
  • Welche Herausforderungen haben Mitarbeitende?
  • Wie werden Arbeitsrecht und Datenschutz eingehalten?
  • Welche weiteren organisatorischen Punkte gibt es?

Homeoffice-Design

Der Arbeitsplatz im Homeoffice und im Büro sollten optimalerweise gleichwertig sein. Um das zu erreichen, müssen Firmen ihren Mitarbeitenden ein entsprechendes Set-up zur Verfügung stellen. Die Ausstattung sollte dabei immer passend zur Aufgabe und den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden und Führungskräfte gewählt werden. Im besten Fall ist das Homeoffice so gestaltet, dass Ablenkungen durch das Umfeld möglichst vermieden werden.

Die Gesundheit der Mitarbeitenden darf beim Arbeiten von zu Hause nicht außer Acht gelassen werden. Der heimische Küchentisch ist keine Dauerlösung für produktives Arbeiten. Schreibtisch, Bürostuhl und Beleuchtung müssen den Anforderungen an ergonomisches Arbeiten und technischen Standards gerecht werden.

Für den Fall, dass ein eigener Raum für das Homeoffice nicht vorhanden ist, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden kleine und einfache Lösungen, wie beispielsweise einen Wandsekretär anbieten. Dabei braucht es keine großen Investitionen. Viele platzsparende Büromöbel gibt es auch zur Miete und können so flexibel und kostengünstig von den Firmen eingesetzt werden.

In das Basispaket für die Homeoffice-Ausstattung gehören ebenfalls technische Geräte, wie Laptop, Bildschirm, Tastatur und eine entsprechende Medienschnittstelle, um alle Geräte miteinander zu verbinden. Neben der Hardware sind für die Arbeit aus den eigenen vier Wänden auch passende Software-Applikationen notwendig.

Herausforderungen für Arbeitnehmer

Die Arbeit von zu Hause ist nicht für alle Mitarbeitenden und alle Tätigkeiten gleich gut geeignet. Oftmals fehlt der Platz für ein abgetrenntes Büro. Möglicherweise gibt es auch Konflikte bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie oder es kommt zu sozialer Belastung durch die verschiedenen Anforderungen im Homeoffice.

Herausforderungen an die Prozesssicherheit

Wenn ein Großteil der Arbeit nicht mehr im Büro, sondern von Zuhause aus geleistet wird, besteht die Gefahr, dass die Kommunikation und somit auch die Transparenz über aktuelle Arbeitsstände und Workloads abnimmt. Entsprechend braucht es einen klaren Kommunikationsleitfaden, da Begegnungen mit Kolleginnen und Kollegen geplant werden müssen und nicht mehr spontan stattfinden – was einen negativen Einfluss auf die Innovationsfähigkeit haben kann.

Weiterhin ist es notwendig, die Produktivität auch im Homeoffice sicherzustellen. Ein stringentes Zeitmanagement, Regelungen zur Arbeitszeit (Kernarbeitszeit), eine transparente Arbeitsübersicht und Standards wie zum Beispiel die „5S-Methode“ müssen auch im Homeoffice eine Selbstverständlichkeit sein. Personen mit Leitungsverantwortung im Unternehmen sind also gefragt, ihre Mitarbeitenden entsprechend zur Selbstorganisation zu motivieren.

Welche Anforderungen außerdem in einem verteilten Arbeitsumfeld auf Führungskräfte zukommen, erfahren Sie auf der Seite „Lead the Work“.

Herausforderungen im Bereich Arbeitsrecht und Datenschutz

Damit Unternehmen durch die Einführung von Homeoffice keine geltenden Gesetzte verletzen, ist es wichtig, sich den möglichen Stolpersteinen bewusst zu sein. So müssen die jeweiligen Vorgaben aus Arbeitsrecht und Arbeitssicherheit sowohl im Büro als auch im Homeoffice und möglichen weiteren Arbeitsorten und -formen für alle Mitarbeitende gelten. Durch entsprechende Audits wird sichergestellt, dass die Regelungen auch eingehalten werden. Darüber hinaus gilt es, den Schutz von personenbezogenen Daten (Datenschutz) und Unternehmensdaten (Informationssicherheit) zu beachten.

Mitarbeitende müssen über die aktuellen Vorgaben in diesen Bereichen informiert sein, um diese im Homeoffice-Umfeld umsetzen zu können, wo sie – im Gegensatz zum Büro – die Räumlichkeiten häufig mit firmenfremden Personen, wie Familienmitgliedern oder Mitbewohnern teilen. Weitere Sicherheitsanforderungen an das Homeoffice sind die Privatnutzung von Unternehmenshardware oder der Einsatz des eigenen Equipments für die Arbeit.


„Collaboration Hubs“ für mehr Flexibilität

Kommunikation und Austausch sind die zentralen Punkte des „New Office“. Diese werden gefördert, wenn die Büroräumlichkeiten oder firmeneigene „Collaboration Hubs“ auch für andere interne Bereiche, externe Mitarbeitende, Kooperationspartnerinnen und -partner oder Studierende offenstehen. Natürlich nicht als eine Art „Tag der offenen Tür“, sondern mit entsprechenden Regelungen und unter Einhaltung der Vorgaben zur (Daten)Sicherheit. Ein Think Tank mit externen Inputgebern kann beispielswiese die Kommunikation und den Wissensaustausch über die (gedanklichen) Grenzen des Unternehmens hinweg fördern.

Collaboration Hubs sind nicht nur für Start-ups interessant. Auch etablierte Firmen können die Vorteile dieser flexiblen Form der Arbeitsstätte nutzen. Dabei können sie auf externe Anbieter dieser geteilten Arbeitsfläche zurückgreifen oder eigene Räumlichkeiten für Mitarbeitende und Externe anbieten. Auch sind solche Modelle nicht auf die Stadt beschränkt – im Gegenteil: Bewährt haben sich gerade ländliche Collaboration Hubs. Mitarbeitende aus dem Umland sind stehen nicht vor der Wahl zwischen Homeoffice oder dem Pendeln zum entfernten Büro, sondern können in einem Collaboration Hub in der Nähe ihres Wohnorts auf eine professionelle Bürostruktur zurückgreifen.

Wie organisiere ich verteiltes Arbeiten?

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die organisatorischen Rahmenbedingungen für die zukünftige Tätigkeit an verschiedenen Arbeitsstätten ganzheitlich (neu) zu gestalten. Im Fokus steht dabei die flexible Wahl des Arbeitsortes bzw. Arbeitsplatzes. Dazu muss eine Kultur geschaffen werden, bei der das Arbeiten aus dem Homeoffice oder anderweitig remote gleichwertig zur Büroarbeit vor Ort akzeptiert und ein entsprechendes Vertrauen in die Mitarbeitenden vorhanden ist.

Beispielsweise müssen folgende Fragen geklärt werden:

  • Ist der Datenschutz und die Einhaltung der Arbeitsstättenrichtlinie an allen möglichen Arbeitsorten sichergestellt?
  • Wie können spezifische Kundenanforderungen (z. B. Vorgaben aus der Norm zur Informationssicherheit ISO/IEC 27001) überall eingehalten werden? 
  • Welche Aufgaben lassen sich nur im Büro und nicht remote bearbeiten?
  • Welche Regeln gelten für die Erreichbarkeit und Kommunikation in verteilten Teams?
  • Wie stelle ich sicher, dass Mitarbeitende an jedem Arbeitsort motiviert sind, sich wohlfühlen und sich mit dem Unternehmen identifizieren?


Wie Sie die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt in dezentralen Teams fördern können, lesen Sie auf unserer Seite „Team to Work“.


Wie können wir Sie bei der Gestaltung verteilter Arbeitsplätze nachhaltig unterstützen?

Das Office – mehr als ein Arbeitsplatz

Wir unterstützen Sie bei der Umgestaltung des Büros zum „Activity Based Office“.
Dazu gehören unter anderem die Planung und Umsetzung von Shared-Desk-Konzepten sowie die crossfunktionale Integration von administrativen Bereichen. Dabei steht eine prozessorientierte Herangehensweise im Vordergrund, bei der das Silodenken aufgebrochen und die verschiedenen Bereiche einer Prozesskette zusammengebracht werden.

Außerdem planen und gestalten wir mit Ihnen die räumliche Vernetzung von Produktion und Verwaltung sowohl am Firmensitz, als auch am Arbeitsplatz im Homeoffice und in regionalen Collaboration Hubs. In Kooperation mit unseren Partnern erarbeiten wir auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Konzepte zur Ausgestaltung unterschiedlicher Arbeitsbereiche für individuelle und tätigkeitsorientierte Anforderungen, wie beispielsweise Nachdenken, fokussiertes Arbeiten, Austausch, Besprechen und Zusammenarbeiten.

Wir erstellen Business Cases, um zu ermitteln, welche Investitionen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind und welche Ergebnisse sich damit erzielen lassen. Dafür beraten wir Sie auch zu Finanzierungsmodellen für die Umgestaltung. Also, ob Leasing, Kauf oder die Anmietung zusätzlicher Flächen die beste Option für Sie sind. Die zentrale Frage dabei: Mit welchen Ausgaben können welche Einsparungen erreicht werden? Das Ziel: Kostenneutralität bei erhöhter Produktivität.

Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir, welche Arbeitstypen bei Ihnen im Unternehmen vorkommen und erstellen sogenannte Personas – modellhafte Mitarbeitende. Auf dieser Basis können wir die Bedürfnisse hinsichtlich Raumgestaltung, Ausstattung und Arbeitsmodellen heute und zukünftig ermitteln. Darüber hinaus beraten wir Sie zu tätigkeitsbasierten Ablaufprozessen, mit denen Sie Arbeitsanteile aus dem Office, Homeoffice oder anderweitig remote steuern können.

Remote Work – Homeoffice und Collaboration Hub

Um Remote-Arbeit optimal in den Unternehmensalltag zu integrieren, erstellen wir auf Ihre Situation zugeschnittene Konzepte für die Arbeit im Homeoffice oder Collaboration Hub, die mit der flexiblen Arbeit im Büro und Desksharing eng verknüpft sind. Für die räumliche und organisatorische Ausgestaltung setzen wir auf interne und externe Benchmarks.

Darüber hinaus konzipieren wir gemeinsam mit Ihnen eine Auswahl an Equipment für einen optimalen Arbeitsplatz außerhalb des Büros – inklusive möglicher Finanzierungsmodelle. Zur Ausstattung der Remote-Arbeitsplätze gehört auch die zielgerichtete Auswahl von Hard- und Software.

Verteilte Arbeit braucht organisatorische Rahmenbedingungen. Wir unterstützen Sie bei der Ausarbeitung von Richtlinien zur zeitlichen und örtlichen Anwesenheit sowie von Regelungen, um gesetzliche Rahmenbedingungen wie Arbeitsschutz oder Informationssicherheit an allen Arbeitsplätzen einzuhalten.

Bei der remoten Arbeit ist die Eigeninitiative der Mitarbeitenden gefragt. Daher bieten wir Coachings zur Selbstorganisation und zum Zeitmanagement an.

Erfolgsmessung – wir wissen, worauf es ankommt

Gemeinsam mit Ihnen wählen wir passende Kennzahlen bzw. Key-Performance-Indicators (KPIs) aus, mit denen Sie die Erfolge der räumlichen und organisatorischen Neugestaltung der möglichen Arbeitsorte in Ihrem Unternehmen messen können. Im Folgenden finden Sie einige ausgewählte Kennzahlen für die Arbeit im Office und remote.

Bürospezifische Kennzahlen

  • Fläche pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter und je Arbeitstyp
  • Veränderung der Flächenanteile (Einzelbüros, Kreativ-Flächen, etc.) 
  • Anzahl der Arbeitsplätze pro Mitarbeitende 
  • Auslastung der Besprechungsräume 
  • Infrastrukturkosten, Nebenkosten, Nebenflächen 
  • Häufigkeit der Büronutzung

 

Kennzahlen für das Homeoffice bzw. Remote Work

  • Entfernung bzw. Radius der Wohnorte um den Anstellungsort 
  • Quote von Mitarbeitenden im Homeoffice und remote
  • Übersicht über ausgeliehenes Büroequipment
     

Sie haben Fragen zum Thema "Place to Work"? Sprechen Sie uns an.

 

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Sieghard Schmetzer

Sieghard Schmetzer

Partner, Director Business Unit
Telefon: +49 731 93680 106

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