Strategieberatung
Bürokonzepte der Zukunft: Arbeitsplätze unabhängig vom Arbeitsort
Wo sitzen Sie gerade, während Sie diese Zeilen lesen? Zu Hause, im Zug, im Co-Working-Space oder ganz klassisch im Einzelbüro? Und wo ist Ihr Team gerade? Die Arbeitswelt wandelt sich – und mit ihr die Anforderungen an Bürokonzepte der Zukunft. Wie müssen sich Büro- und Heimarbeitsplätze zukünftig verändern?
Immer mehr Menschen können und wollen remote arbeiten. Die dezentrale Arbeit wird die Bürolandschaft nachhaltig verändern. Das Büro bleibt elementarer Bestandteil der Unternehmenskultur und ein Identifikationsobjekt. Durch die zunehmende Digitalisierung wandelt es sich jedoch vom Arbeitsplatz zum Ort des Austausches.
Gleichzeitig ist es nicht mehr der primäre und einzige Ort der Leistungserbringung: In künftige Planungen fließen auch Home-Office-Konzepte und moderne Büroformen für das New-Work-Coworking ein.
Bürokonzepte der Zukunft
Unternehmen müssen ihr Office-Design grundlegend überarbeiten und moderne Bürokonzepte entwickeln. Zudem sollten sie die Unternehmenskultur und das Corporate Design auch im Homeoffice und anderweitig integrieren.
Modernes Office-Design: Wie sehen Bürokonzepte der Zukunft aus?
Zunehmende Remote-Arbeit macht feste Arbeitsplätze im bisherigen Umfang überflüssig. Ein geteilter Arbeitsplatz im Sinne des Shared-Desk-Konzepts wird künftig den eigenen Schreibtisch im Office ablösen.
Doch wie sieht der optimale Mix der Arbeitsorte aus, welche Büroflächen müssen konstant vorgehalten werden und welche können flexibel angemietet werden? Die Antwort sind flexible und moderne Bürokonzepte, die sich optimal an die veränderten Aufgaben und Arbeitsweisen anpassen.
Dabei geht es nicht nur um technische Anforderungen, sondern um grundlegende Veränderungen der Bürogestaltung und -nutzung.
Dies drei Faktoren prägen die neuen Bürokonzepte:
1. Flächen optimieren und Kosten reduzieren
Büroflächen müssen neu aufgeteilt werden. Da immer mehr Menschen im Homeoffice oder remote arbeiten, sinkt der Bedarf an voll ausgestatteten Büroarbeitsplätzen. Dagegen steigt der Bedarf an flexibel nutzbaren Arbeitsplätzen erheblich.
Für das New-Work-Coworking muss auch die Ausstattung der Arbeitsplätze überdacht werden:
- Für welche Tätigkeiten ist spezielle Ausrüstung erforderlich?
- Welche Anpassungen der IT-Infrastruktur sind notwendig?
- Wie kann der Datenschutz sichergestellt werden?
- Sind alle technischen Geräte kompatibel?
- Wie viele Rückzugsräume werden benötigt?
Durch entsprechende Anpassungen sparen Unternehmen Büroflächen und Kosten. Den gleichen Effekt haben auch Nachhaltigkeitsmaßnahmen: Das papierlose Büro senkt den Bedarf an Druckern und Druckmaterial und führt nebenbei zu mehr Ordnung und einer verbesserten Ökobilanz im Büro.
2. Activity Based Working
Ein Schreibtisch, eine stabile Internetverbindung und eine Kaffeemaschine genügen Mitarbeitenden nicht mehr als Anreize, um ins Office zu kommen. Deshalb muss das Büro sich zu einem einladenden Ort entwickeln, in dessen Fokus persönliche Begegnungen und kreativer Austausch stehen.
Wenn Mitarbeitende gezielt für bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten ins Büro gehen, spricht man von aktivitätsbezogenem Arbeiten (Activity Based Working). Sie entscheiden selbst, für welche Tätigkeiten sie welchen Arbeitsort und welche Arbeitsumgebung wählen. Non-territoriale-Büros sind dafür ideal geeignet: In einem Büro ohne festen Arbeitsplatz werden einzelne Plätze je nach Bedarf und Aufgabe genutzt.
Produzierende Unternehmen können bei der Gestaltung aktivitätsbezogener Arbeitsplätze einen weiteren Punkt gleich mitbedenken: die Nähe zum Produkt. Räume für Brainstormings oder geteilte Arbeitsplätze können näher an die Produktion rücken und sogar optisch damit verbunden werden. So bleiben trotz der dezentralen Arbeit der Bezug zum Produkt, die Bindung zum Unternehmen und der Teamgeist erhalten.
Weitere Insights zur Digitalisierung in produzierenden Unternehmen bietet unter Intro-Training zum Mini-Factory-Ansatz.
3. Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz der Zukunft
Höhenverstellbare Tische, ergonomische Bürostühle und ein ergonomisches Lichtkonzept haben die meisten Unternehmen bereits umgesetzt. Jetzt müssen alternative Büroausstattungen wie Officegym-Geräte oder Räumlichkeiten für Sport, Yoga- und Entspannungsübungen hinzukommen. Dabei spielen auch die Ansprüche und Wünsche der Mitarbeitenden eine Rolle.
Viele Organisationen scheuen sich jedoch vor hohen Investitionskosten. Miet- und Leasingangebote erleichtern es Unternehmen heute aber bereits, punktuell Showcases auszuprobieren, bevor sie flächendeckend investieren. Generell empfiehlt es sich, die neue Bürolandschaft flexibel zu gestalten, um neue Ideen individuell erproben zu können.
Wenn Mitarbeitende mit ihrer neuen Arbeitsumgebung zufrieden sind, arbeiten sie meist produktiver. Hohe Zufriedenheit kombiniert mit betrieblichen Gesundheitsangeboten kann die Zahl der Krankheitstage reduzieren. Zudem beeinflusst eine positive Bürogestaltung auch das „Employer Branding“.
Herausforderung Homeoffice: Was müssen Arbeitgeber beachten?
Immer mehr Beschäftigte arbeiten im Homeoffice. Unternehmen müssen dabei einige Punkte beachten:
- Wie ist der Arbeitsplatz zu Hause ausgestattet?
- Ist die Prozesssicherheit gewährleistet?
- Welche Herausforderungen haben Mitarbeitende?
- Werden Arbeitsrecht und Datenschutz eingehalten?
- Wie sieht das ideale Homeoffice-Design aus?
Der Arbeitsplatz im Homeoffice und im klassischen Büro sind optimalerweise gleichwertig. Dazu sollten Unternehmen ihren Mitarbeitenden ein entsprechendes Set-up zur Verfügung stellen, das zur Aufgabe und zu den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden und Führungskräfte passt. Ablenkungen durch das Umfeld sollten möglichst vermieden werden.
4 wichtige Vorteile des Home-Office für Arbeitgeber
- Kosteneinsparung für Büroflächen und Büroausstattung
- Produktivität und Zufriedenheit bei Arbeitnehmern
- Employer Branding
- Work-Life-Balance – Home-Office und Familie passen oft gut zusammen
Das gehört ins Homeoffice
Auch wenn Mitarbeitende remote arbeiten, darf die Gesundheit nicht außer Acht gelassen werden – der heimische Küchentisch ist keine Dauerlösung. Schreibtisch, Bürostuhl und Beleuchtung müssen ergonomischen Anforderungen und technischen Standards genügen.
Ist kein separater Raum zum Arbeiten vorhanden, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden kleine und einfache Lösungen wie einen Wandsekretär anbieten. Viele platzsparende Büromöbel gibt es flexibel und kostengünstig zu mieten.
Zur Basisausstattung für das Homeoffice gehören auch Software und technische Geräte, wie Laptop, Bildschirm, Tastatur und eine Medienschnittstelle, um alle Geräte schnell und einfach miteinander zu verbinden.
Herausforderungen für Arbeitnehmer
Die Arbeit zu Hause ist nicht für alle Mitarbeitenden und Tätigkeiten geeignet. Oftmals fehlt der Platz für ein separates Büro. Möglicherweise gibt es auch Konflikte bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Herausforderungen an die Prozesssicherheit
Wird ein Großteil der Arbeit zu Hause geleistet, nehmen die Kommunikation und die Transparenz über aktuelle Arbeitsstände und Workloads ab. Hier hilft ein klarer Kommunikationsleitfaden.
Um die Produktivität im Homeoffice sicherzustellen, müssen außerdem ein stringentes Zeitmanagement, Kernarbeitszeiten, eine transparente Arbeitsübersicht und Standards wie die 5S-Methode auch im Homeoffice selbstverständlich sein. Personen mit Leitungsverantwortung müssen ihre Mitarbeitenden zur Selbstorganisation motivieren.
Lernen Sie weitere Anforderungen an New-Work-Leadership kennen.
Herausforderungen an Arbeitsrecht und Datenschutz
Arbeitsrecht und Arbeitssicherheit gelten nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice und für alle anderen Arbeitsorte und -formen. Audits stellen die Einhaltung der Regelungen sicher. Darüber hinaus ist der Schutz von personenbezogenen Daten (Datenschutz) und Unternehmensdaten (Informationssicherheit) zu beachten.
Mitarbeitende müssen über aktuelle Vorgaben informiert sein, um sie im Homeoffice-Umfeld umsetzen zu können, wo sich häufig firmenfremde Personen aufhalten. Auch die Privatnutzung von Unternehmenshardware oder der Einsatz des eigenen Equipments für die Arbeit müssen klar geregelt sein.
Collaboration Hubs für mehr Flexibilität
Kommunikation ist ein zentraler Punkt in Bürokonzepten der Zukunft. Offene Bürokonzepte oder Collaboration Hubs fördern den Austausch, wenn sie für interne Bereiche, Externe, Kooperationspartnerinnen und -partner oder Studierende offenstehen – selbstverständlich unter Einhaltung der Vorgaben zur (Daten-)Sicherheit. Ein Think Tank im Multi-Space-Büro mit externen Impulsgebern fördert die Kommunikation und den Wissensaustausch über die (gedanklichen) Grenzen des Unternehmens hinweg.
Collaboration Hubs sind für Start-ups und etablierte Unternehmen gleichermaßen interessant. Sie können externe Anbieter für geteilte Arbeitsflächen nutzen oder eigene Räumlichkeiten für Mitarbeitende und Externe anbieten. Zudem sind Collaboration Hubs nicht auf die Stadt beschränkt, sondern haben sich gerade im ländlichen Raum bewährt. Mitarbeitende müssen nicht mehr zwischen Homeoffice und zeitraubendem Pendeln entscheiden – sie wählen stattdessen einfach einen Open-Space-Arbeitsplatz mit professioneller Bürostruktur in der Nähe ihres Wohnorts.
Wie können Unternehmen geteiltes Arbeiten organisieren?
Unternehmen müssen die organisatorischen Rahmenbedingungen für das Arbeiten an verschiedenen Arbeitsstätten ganzheitlich neugestalten. Dazu muss eine Kultur geschaffen werden, bei der das dezentrale Arbeiten genauso akzeptiert ist wie die Büroarbeit und Vertrauen in die Mitarbeitenden besteht.
Dazu müssen folgende Fragen geklärt werden:
- Sind der Datenschutz und die Einhaltung der Arbeitsstättenrichtlinie an allen möglichen Arbeitsorten sichergestellt?
- Wie können spezifische Kundenanforderungen wie die Vorgaben aus der Norm zur Informationssicherheit ISO/IEC 27001 überall eingehalten werden?
- Welche Aufgaben lassen sich nur im Büro und nicht remote bearbeiten?
- Welche Regeln gelten für die Erreichbarkeit und Kommunikation in verteilten Teams?
- Wie können Mitarbeitende an jedem Arbeitsort motiviert bleiben, sich wohlfühlen und mit dem Unternehmen identifizieren?
Sie wollen Zusammenarbeit und Zusammenhalt in dezentralen Teams fördern? Der Ansatz Team to Work hilft.
Büroarbeitsplätze der Zukunft mit dem Place-to-Work-Ansatz gestalten
- Umgestaltung Ihres Büros in ein flexibles Bürokonzept: Dazu gehören die Planung und Umsetzung von Shared-Desk-Konzepten sowie die crossfunktionale Integration von administrativen Bereichen. Mit einer prozessorientierten Herangehensweise brechen wir das Silodenken auf und bringen verschiedenen Bereiche einer Prozesskette zusammen.
- Planung und Gestaltung der räumlichen Vernetzung von Produktion und Verwaltung in Office, Homeoffice und regionalen Collaboration Hubs: In Kooperation mit unseren Partnern erarbeiten wir auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Konzepte zur Ausgestaltung unterschiedlicher Arbeitsbereiche für individuelle und tätigkeitsorientierte Anforderungen der Arbeitstypen der Zukunft, wie Nachdenken, fokussiertes Arbeiten, Austausch, Besprechen und Zusammenarbeiten.
- Business Cases und Finanzierung: Anhand von Business Cases ermitteln wir, welche Investitionen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind und welche Ergebnisse Sie damit erzielen. Wir beraten Sie auch zu Finanzierungsmodellen und finden heraus, ob Leasing, Kauf oder die Anmietung zusätzlicher Flächen die beste Option für Sie sind. Die zentrale Frage dabei: Mit welchen Ausgaben erreichen Sie welche Einsparungen? Das Ziel: Kostenneutralität bei erhöhter Produktivität.
- Arbeitsgestaltung und -steuerung: Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir, welche Arbeitstypen der Zukunft in Ihrem Unternehmen vorkommen und erstellen sogenannte Personas – modellhafte Mitarbeitende. Auf dieser Basis ermitteln wir die Bedürfnisse hinsichtlich Raumgestaltung, Ausstattung und Arbeitsmodellen. Darüber hinaus beraten wir Sie zu tätigkeitsbasierten Prozessen, mit denen Sie Arbeitsanteile aus dem Office, Homeoffice oder anderweitig remote steuern können.
Um Remote-Arbeit optimal in den Unternehmensalltag zu integrieren, erstellen wir maßgeschneiderte Konzepte für die Arbeit im Homeoffice oder Collaboration Hub, die eng mit der flexiblen Arbeit im Büro und Desksharing verknüpft sind. Für die räumliche und organisatorische Ausgestaltung setzen wir auf interne und externe Benchmarks.
Remote Work: Heimarbeitsplatz-Anforderungen und Collaboration Hub umsetzen
Um Remote-Arbeit optimal in den Unternehmensalltag zu integrieren, erstellen wir maßgeschneiderte Konzepte für die Arbeit im Homeoffice oder Collaboration Hub, die eng mit der flexiblen Arbeit im Büro und Desksharing verknüpft sind. Für die räumliche und organisatorische Ausgestaltung setzen wir auf interne und externe Benchmarks.
Darüber hinaus konzipieren wir mit Ihnen eine Auswahl an Equipment für einen optimalen Remote-Arbeitsplatz – inklusive möglicher Finanzierungsmodelle und zielgerichteter Auswahl von Hard- und Software.
Wir unterstützen Sie bei der Ausarbeitung von Richtlinien zur zeitlichen und örtlichen Anwesenheit sowie von Regelungen, um gesetzliche Rahmenbedingungen an allen Arbeitsplätzen einzuhalten.
Beim remote Arbeiten ist die Eigeninitiative der Mitarbeitenden gefragt. Wir bieten Coachings zur Selbstorganisation und zum Zeitmanagement an.
Behalten Sie Ihre Erfolge im Blick
Wir wählen mit Ihnen passende Key-Performance-Indicators (KPIs) aus, mit denen Sie die Erfolge der räumlichen und organisatorischen Neugestaltung aller möglichen Arbeitsorte in Ihrem Unternehmen messen können.
Typische bürospezifische Kennzahlen sind:
- Fläche pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter und je Arbeitstyp
- Veränderung der Flächenanteile (Einzelbüros, Kreativ-Flächen etc.)
- Anzahl der Arbeitsplätze pro Mitarbeitenden
- Auslastung der Besprechungsräume
- Infrastrukturkosten, Nebenkosten, Nebenflächen
- Häufigkeit der Büronutzung
Typische Homeoffice- oder Remote-Work-Kennzahlen:
- Entfernung bzw. Radius der Wohnorte um den Anstellungsort
- Quote von Mitarbeitenden im Homeoffice und remote
- Übersicht über ausgeliehenes Büroequipment
FAQs zu Bürokonzepten der Zukunft
Was ist New Work und wie verändern sich Büros dadurch?
New Work ist ein tiefgreifender Wandel in der Arbeitswelt, der durch Digitalisierung angetrieben wird und unsere Zusammenarbeit, unser Mindset und unseren Arbeitsplatz grundlegend verändert. Bürokonzepte der Zukunft müssen flexibel sein und digitales Teamwork ermöglichen.
Wie muss ein Home-Office-Arbeitsplatz aussehen?
Damit die New Ways of Working auch zu Hause funktionieren, darf der Arbeitsplatz im Homeoffice einem Büroarbeitsplatz im Idealfall in nichts nachstehen. Die Basisausstattung bilden neben Software technische Geräte, wie Laptop, Bildschirm und Tastatur. Schreibtisch, Bürostuhl und Beleuchtung müssen außerdem ergonomischen Anforderungen und technischen Standards genügen.
Sie haben Fragen zum Thema "Place to Work"? Sprechen Sie uns an.
