Strategieberatung
Digitale Zusammenarbeit: Hürden und Chancen für Teamwork in der neuen Arbeitswelt
Immer mehr Teams nutzen digitale Tools. Diese Entwicklung macht es einfacher als je zuvor, remote zu arbeiten. Allerdings unterliegen etablierte Strukturen der Zusammenarbeit dadurch tiefgreifenden Veränderungen. Unser „Team to Work“-Ansatz hilft Ihrem Team, die digitale Zusammenarbeit erfolgreich zu meistern.
Arbeiten früher und heute: Zusammenarbeit im digitalen Wandel
Teams treffen sich heute nicht mehr nur im Büro, sondern im virtuellen Raum. Auch die Kommunikation und Kooperation mit Kunden, Lieferanten und Partnern erfolgt immer öfter ortsunabhängig und digital. Das verändert zum einen die Art der Arbeit. Zum anderen wandeln sich auch der professionelle und informelle Austausch, die Besprechungskultur und der Zusammenhalt.
Aktuell befindet sich die Wirtschaft in einer Übergangsphase zwischen gelernten Strukturen und Prozessen und einer neuen Art der Kommunikation und Kollaboration. Unternehmen können diese Zeit des Wandels für ihren Vorteil nutzen – dazu müssen sie zielgerichtete Maßnahmen erarbeiten, um Interaktion anzuregen, die Organisationsstruktur zu sichern und weiterzuentwickeln sowie das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeitenden zu fördern.
Positive Unternehmenskultur verbessert Zusammenarbeit und Zusammenhalt
Ein besonderes Augenmerk innerhalb der Organisation liegt dabei auf der Unternehmenskultur. Ihre Elemente müssen digital erlebbar werden. Denn eine positive Kultur ist die Basis für ein empathisches Miteinander und verbessert die ortsunabhängige, digitale Zusammenarbeit im Team.
Mit Bedenken auseinandersetzen
Vorbehalte gegenüber Arbeitsformen der Zukunft, neuen Standards und Prozessen müssen ernstgenommen werden – nicht jeder fühlt sich wohl damit, die Kamera in digitalen Meetings einzuschalten.
Durch die bewusste Auseinandersetzung mit Digitalisierung leben Arbeitgeber eine offene und wertschätzende Arbeitsatmosphäre, schaffen eine konstruktive Gedankenwelt und können auch in schwierigen Phasen auf starken Zusammenhalt zählen.
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Ein starkes Wir-Gefühl gibt räumlich distanzierten Teams Sicherheit. Es schafft außerdem eine Vertrauensbasis, die durch einen vielfältigen, leistungsbezogenen und sozialen Austausch gestärkt wird. So identifizieren sich Mitarbeitende trotz dezentraler Arbeitsplätze weiterhin mit ihrem Team und den gemeinsamen Aufgaben
Arbeitsplätze der Zukunft: So gestalten Sie den optimalen Place to Work – unabhängig vom Arbeitsort
Welche Herausforderungen birgt die digitale Zusammenarbeit?
Wie kann eine Zusammenarbeit gestaltet werden, wenn New Work, agiles Arbeiten und selbststeuernde Teams fester Bestandteil des Arbeitsalltags sind? Um Antworten zu finden und „Team to Work“ erfolgreich umzusetzen, müssen Arbeitgeber potenzielle Herausforderungen der verteilten Arbeit identifizieren, die das Teamwork erschweren könnten.
Nur eine nachhaltige Planung, die alle Eventualitäten miteinbezieht, bringt langfristig Erfolge. Welche Eventualitäten das sein können, zeigen folgende Beispiele:
Hürden digitaler Zusammenarbeit
1. Wachsende Distanzierung
Immer mehr Beschäftigte wünschen sich flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeiten wie Homeoffice, Remote Work oder mobile Arbeit. Solche „New Ways of working agile“ sind keine Trends, sondern werden sich langfristig als Teil eines hybriden Arbeitsmodells etablieren. Doch wenn Mitarbeitende durch die räumliche Trennung das Gefühl haben, immer nur für sich zu arbeiten, leidet langfristig der Teamgeist.
2. Sinkende Innovationsfähigkeit
Zufällige Treffen auf dem Gang oder ein kurzer Austausch in der Kaffeeküche entfallen. Unter dem fehlenden „Flurfunk“ leidet die Innovationskraft. Denn häufig entstehen gerade durch informelle, ungeplante Gespräche neue Ideen und Lösungen.
3. Fehlender Überblick
Etablierte und funktionierende Vorgehensweisen der Projektarbeit lassen sich oft nicht eins zu eins in eine hybride Arbeitswelt übertragen. Durch die verteilte Bearbeitung von Themen im Detail geht unter Umständen der Blick auf das große Ganze verloren.
4. Verblassende Elemente der Unternehmenskultur
Im Homeoffice fehlen die sichtbaren Elemente der Unternehmenskultur, die sich im Büro oft deutlich zeigen. Das hat Auswirkungen auf das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeitenden sowie auf ihre Identifikation mit dem Team und dem Unternehmen.
5. Verschwimmende Grenzen
Durch die Digitalisierung ist die Grenze zwischen Beruf und Freizeit durchlässig geworden. Remote-Arbeit verstärkt diese Entwicklung. Der Heimarbeitsplatz führt dazu, dass Mitarbeitende Aufgaben auch außerhalb der Arbeitszeit bearbeiten. Damit steigt das Risiko für Überarbeitung und einer daraus resultierenden körperlichen und/oder mentalen Überlastung.
Wie lässt sich der Zusammenhalt in einer hybriden Arbeitswelt stärken?
Freiräume für sozialen Austausch schaffen
Freiräume für sozialen Austausch schaffen
In formellen und informellen Teams ist Austausch das A und O. Im Unternehmen leistet der soziale Austausch im Team einen entscheidenden Beitrag dazu, dass durch gemeinschaftliche Arbeit optimale Ergebnisse erzielt werden können. Formeller und informeller Austausch müssen deshalb für alle Beteiligten im Unternehmen akzeptierte und gewollte Bestandteile der Kommunikation sein.
So gelingt es: Arbeitgeber sollten aktiv Freiräume für den agilen Austausch im Team schaffen. Plattformen, Formate und Ablauf dieses Austauschs kann das Team individuell gestalten.
Teamspirit stärken
Teamspirit stärken
Oberste Priorität für erfolgreiches, digitales Teamwork: ein Arbeitsumfeld, in dem der Teamgeist aller Mitarbeitenden trotz physischer Distanz gefördert und gelebt wird. Aufgaben und Ziele müssen individuell zugeschnitten sein, um die Stärken der einzelnen Teammitglieder optimal nutzen und von der Diversität des Teams profitieren zu können.
Zusammenarbeit neu strukturieren
Zusammenarbeit neu strukturieren
Die digitale Zusammenarbeit unterstreicht die Stärken des agilen Projektmanagements: Regelmäßige, kurze Abstimmungsrunden bringen alle Teammitglieder auf den aktuellen Stand und beugen Fehlentwicklungen vor. Das Team zieht bei Bedarf die Führungskraft hinzu und kommuniziert regelmäßig Zwischenstände und Ergebnisse. So behält die Führungskraft den Überblick, ohne operativ zu stark eingebunden zu sein.
Der Vorteil: Wenn Mitarbeitende die Anforderungen an ihre Arbeit selbst festlegen, fördert das ihre Selbstständigkeit. Funktionierende Prozesse, die durch das Team selbst angepasst werden können, unterstützen dies. So lassen sich auch anspruchsvolle Ziele realisieren. Tools wie die systemische Organisationsaufstellung können helfen, bestehende Strukturen zu verstehen und die Zusammenarbeit weiter zu verbessern.
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Unternehmenskultur erlebbar machen
Unternehmenskultur erlebbar machen
Wenn Mitarbeitende nicht mehr ausschließlich im Büro arbeiten, nimmt die Bedeutung von Teamevents – ob physisch oder virtuell – und interner Kommunikation zu. Die Kultur des Unternehmens muss auch digital erlebbar sein, um die Identifikation der Mitarbeitenden mit der gesamten Organisation zu stärken.
Positiver Nebeneffekt: Durch eine gemeinsam gelebte Unternehmenskultur erhalten auch neu gebildete Teams eine verbindende Basis und finden schneller zusammen.
Physische und psychische Gesundheit sicherstellen
Physische und psychische Gesundheit sicherstellen
Motivation spielt eine bedeutende Rolle bei dezentralem Teamwork. Menschen, die ihre Arbeit gern machen und wertschätzendes, offenes Feedback erhalten, sind resilienter und fühlen sich mit dem Unternehmen stärker verbunden. Um diesen Faktor dauerhaft zu nutzen, empfiehlt es sich, die Zusammenarbeit durch gesundheitsorientierte und motivierende Maßnahmen zu ergänzen.
Auch die körperliche und geistige Gesundheit muss gerade in der digitalisierten Arbeitswelt und insbesondere in schwierigen oder zeitkritischen Situationen im Mittelpunkt stehen. So können Arbeitgeber gleichzeitig die Zahl der Krankentage reduzieren.
Wichtig: Ein Augenmerk muss auch auf der durch Remote-Work entstandenen Mehrarbeit liegen, damit diese auch subjektiv fair verteilt wird.
Die 6 wichtigsten Faktoren für erfolgreiche digitale Zusammenarbeit
Team to Work: So unterstützen wir Sie nachhaltig bei der Umsetzung
Um individuelle Herausforderungen der dezentralen, digitalen Zusammenarbeit zu bewältigen, bietet Ingenics messbare Lösungsansätze, die sich auf die Handlungsfelder Unternehmen, Prozess und soziale Aspekte beziehen. Damit sind Sie in der Lage, in Ihrem Unternehmen eine New-Work-Unternehmenskultur und eine offene Feedbackkultur zu fördern und können das Teamwork Ihrer Mitarbeitenden optimal unterstützen.
Handlungsfeld 1: Unternehmen
- Wir betrachten die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens als Ganzes und erstellen individuelle Handlungsempfehlungen.
- Als nächstes nehmen wir die Sicht der Mitarbeitenden ein und nutzen diese im Sinne des „Involvement“ bei der Erarbeitung von Maßnahmen.
- Um die Bedürfnisse zu verstehen, erstellen wir Personas: Die modellhaften Mitarbeitenden spiegeln entweder das derzeitige System wider oder sind auf die Anforderungen der Zukunft ausgelegt.
- Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden und Führungskräften erarbeiten wir darauf basierend eine passgenaue Toolbox.
Handlungsfeld 2: Prozess
- Wir analysieren Ihre Prozesslandschaft und übersetzen sie für Ihre Mitarbeitenden.
- Vorhandene Prozesse können aus unserer Erfahrung nicht unbedingt auf die hybride oder reine Remote-Arbeit übertragen werden. In Workshops klären wir deshalb die individuellen Herausforderungen Ihres Unternehmens und leiten Maßnahmen für die organisatorische, physische oder virtuelle Arbeitsebene ab.
- Wo möglich, legen wir gemeinsam mit Ihnen Messgrößen fest, um den Erfolg der Maßnahmen bewerten zu können.
- Wir stellen im Dialog mit Ihnen Verhaltensleitsätze und Regeln für Teamwork im hybriden oder rein virtuellen Arbeitsraum auf. Die dabei unternehmensspezifisch festgelegten Parameter zahlen auf die Kultur Ihres Unternehmens ein.
Handlungsfeld 3: Soziale Aspekte
Für uns steht der Mensch im Mittelpunkt. Ob Peer-Coaching oder teamintern gesteuerte Kommunikationskreise: Wir achten darauf, dass der formelle und informelle Austausch auf inhaltlicher und technischer Ebene aus dem Team heraus entwickelt und so auch nachhaltig vom Team akzeptiert und genutzt wird.
Unser klares Bekenntnis zur hybriden Arbeit: Bei der Kollaboration über virtuelle Plattformen darf es keinen Unterschied machen, ob jemand physisch vor Ort ist oder nicht.
FAQs zu digitaler Zusammenarbeit
Was versteht man unter New Work?
New Work steht für eine neue Art der Zusammenarbeit und beschreibt einen strukturellen Wandel der Arbeitswelt. Getrieben durch die Digitalisierung verändern sich nicht nur Prozesse, sondern auch das Mindset von Unternehmen und Mitarbeitenden. Im Kern steht die Frage nach der Sinnhaftigkeit der Arbeit und, wie wir in Zukunft arbeiten wollen.
Was muss der Arbeitgeber bei Home-Office beachten?
Das Arbeiten zu Hause ist nur eines von vielen Tools der neuen Arbeitswelt. Neben gesetzlichen Vorgaben, beispielsweise zum Datenschutz, müssen Arbeitgeber mit moderner Führung den richtigen Rahmen für Remote Work schaffen. Lead the Work ist eine effektive Herangehensweise, mit dem das gelingen kann
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