Schweizer Electronic AG

Mehr Wachstum durch Optimierung des Projektmanagements bei der Schweizer Electronic AG

Schlanke Prozesse und mehr Effizienz als Schlüssel zum Unternehmenserfolg

Um die Prozesse noch präziser und effizienter zu machen, hat sich die Schweizer Electronic AG aus Schramberg im Schwarzwald professioneller Unterstützung durch die Ingenics AG versichert. Gemeinsam arbeitete man in Workshops an einem nachhaltigen und schlanken Projektmanagement. Die Ergebnisse wurden zu einem Projektmanagement-Handbuch zusammengefasst, mit dem implementierten KVP wird Schweizer Electronic AG künftig in jeder Projektphase noch effizienter arbeiten.

Die wichtigsten Projektergebnisse und Ingenics Leistungen:
Kunde
Schweizer Electronic AG
Ergebnisse
  • Erstellung einer Projektmanagement Vision
  • Vereinheitlichung der Prozessschritte über alle Projektarten hinweg
  • Integration von Qualitätsmanagementelementen aus VDA 6.1 / TS 16949 / QS 9000
  • Aufbau einer Projektklassifizierung
  • Überarbeitung der Projektrollen, Kommunikations- und Eskalationswege
  • Neuordnung der Gremienlandschaft
  • Aufbau eines Projektmanagement-Handbuches

In schlankeren Prozessen im Projektmanagement sah das Management der Schweizer Electronic AG in Schramberg den Schlüssel zur nachhaltigen Sicherung eines kontinuierlichen Wachstums. Das stetige Wachstum der vergangenen Jahre hatte dazu geführt, dass immer mehr Aufträge mit gleich bleibenden Personal- und Gebäuderessourcen bewältigt werden mussten. Bei unveränderten Strukturen schien die Grenze aber in Sichtweite. Um angesichts der erwarteten weiter steigenden Nachfrage eine optimale Liefertreue gewährleisten zu können und die Prozesse so effektiv und ressourcenschonend wie möglich zu gestalten, wurde gemeinsam mit der Ingenics AG als unterstützendem Partner ein Projekt zur Optimierung des Projektmanagements aufgesetzt.

Als Ziel wurde festgelegt. die Projektmanagement-Prozesse der Schweizer Electronic AG (sowohl in Bezug auf Kundenprojekte als auch auf firmeninterne IT- und Organisationsvorhaben) effizienter und effektiver zu gestalten; sie sollten auf unterschiedlichste Projekte individuell anwendbar sein. So erarbeiteten Ingenics Berater und Schweizer-Mitarbeiter gemeinsam Strukturen und Methoden, die bei künftigen Projekten – deren Abläufe sich zwar in einzelnen Projektphasen, vor allem bei Start und Abschluss, ähneln, in anderen Phasen aber stark variieren – als Grundlage dienen.

Dem formulierten Ziel entsprechend, begannen die Ingenics Experten mit einer Analyse der etablierten Prozesse. Um die Arbeitsschritte mit den meistversprechenden Optimierungspotenzialen zu ermitteln, wurden Einzelinterviews und Gruppengespräche geführt. In den darauf aufbauenden Workshops wurden gemeinsam mit den sehr engagierten Schweizer-Mitarbeitern Verbesserungsvorschläge erarbeitet. Die Einteilung der Workshop-Gruppen erfolgte einerseits nach Projektbeteiligten, andererseits nach Entscheidern, die das Ergebnis später tragen mussten. Die erforderliche und allseits gewünschte Transparenz des Projektfortschrittes, der erledigten und noch offenen Aufgaben und Entscheidungen wurde durch die Beteiligten selbst hergestellt. Hier kam eine webbasierte Projektmanagement-Software zum Einsatz.

„Durch die starke Einbindung der Mitarbeiter steigt die Akzeptanz für die spätere Anwendung des Projektergebnisses. Das hatte erheblichen Einfluss auf den Erfolg des Optimierungsprozesses.“
Eike Ubbo Ehlers, Ingenics AG
Projektleiter

Wie in vielen anderen Projekten stellte das Berater-Team auch bei Schweizer fest, dass eigentlich alle nötigen Vorlagen und Formulare zur sinnvollen Regelung des Projektablaufs vorhanden waren. Allerdings in einer Vielfalt, die der Abstimmung im Wege stand, da jeder Abteilungs- oder Projektleiter für sein Team eigene Vorgaben entwickelt hatte. Daraus ergeben sich Verwirrung in der Informationsverarbeitung und unterschiedliche Kenntnisstände der Mitarbeiter in den Abteilungen. Die Vereinheitlichung – auch der Arbeitsweisen der Projektleiter – wurde zu einer der zentralen Aufgaben des Projekts. Künftig werden Mitarbeiter über integrierte Reporting-Verfahren, definierte Zuständigkeiten, Kommunikations- und Eskalationsspielregeln umfassend über Projekte und Prozesse informiert, sodass der einheitliche Kenntnisstand gesichert ist.

Mithilfe der verbesserten Transparenz in den Abläufen kann ein Projektleiter Projektfortschritte besser und schneller beurteilen und frühzeitig Abweichungen vom definierten Prozess erkennen. Sein Aufwand – beispielsweise an Nachsteuerung und Kurskorrekturen – lässt sich dadurch je nach Projekttyp und -größe maßgeblich reduzieren. Je besser nachvollziehbar der Projektfortschritt ist, desto besser können ihn z. B. Entscheidungsgremien beurteilen.

Da der Vorstand während der gesamten Optimierungsphase eng eingebunden und über alle relevanten Zwischenergebnisse informiert war, konnten wichtige Entscheidungen effizient getroffen werden. Das Ingenics Team erarbeitete gemeinsam mit dem Vorstand eine Projektmanagement-Vision für das Unternehmen. Spätestens durch die Präsenz des Managements wurde der Mitarbeiterschaft der hohe Stellenwert des Projektes und des Verbesserungsprozesses bewusst.