Fit for Future – Lean-office-Projekt bei ZF Friedrichshafen in Passau

In der Produktion hatte die ZF Friedrichshafen AG auch am Standort Passau früh Lean Prinzipien eingeführt. Seit mehr als einem Jahrzehnt gehören sie zum Alltag – und haben sich in jeder Hinsicht bewährt. In Gestalt des ZF-Produktionssystems konnte Lean Production alle erhofften Effekte erzielen und in einigen Bereichen die Erwartungen weit übertreffen.

Die Frage, warum ein Teil des neuen Denkens, das auf dem Shopfloor längst gelebte Realität geworden ist, nicht auch auf die administrativen Prozesse anwendbar sein sollte, drängte sich förmlich auf. So wurde beschlossen, in einem neuen übergreifenden ZF-Managementsystem Produktion und Administration so zu integrieren, dass Lean Prinzipien für alle Bereiche bzw. alle Mitarbeitenden zum Standard werden konnten. Um – unter der Projektbezeichnung „Fit for Future“ – die Lean-Philosophie erfolgreich auf alle Büroarbeitsplätze übertragen zu können, wurde die Ingenics AG mit Konzeption und Umsetzung beauftragt.

Das erklärte Ziel des Projekts war es, den Fokus noch entschiedener auf wertschöpfungsorientiertes Arbeiten und die Vermeidung von Verschwendung zu richten, um Unternehmenserfolg und Arbeitsplätze langfristig zu sichern. Zum diesem Zweck mussten viele Arbeitsabläufe einfacher und effizienter werden. Ingenics unterstützte ZF sowohl bei der Konzeption als auch bei der Umsetzung, zu der auch die Qualifizierung interner Trainer gehörte. Diese konnten das Projekt nach und nach übernehmen, um neben den externen auch die internen Ressourcen optimal einzusetzen und die nachhaltige Verankerung im Unternehmen sicherzustellen. Dass Ingenics neben der großen Erfahrung aus tausenden von Projekten zur Effizienzsteigerung in der Produktion auch über ein umfassendes Know-how in der Administration verfügt, kam beiden Seiten zugute. Für das Gelingen war der klare Blick von außen, der immer auch Potenziale erkennt, die intern nicht wahrnehmbar sind, unerlässlich.

Die Realisierung des Projekts „Fit for Future“ erfolgte in zwei Stufen. In der ersten Stufe wurden Workshops durchgeführt, in denen erfahrene Ingenics Trainer über tausend Mitarbeitenden und Führungskräften, von denen die meisten bisher nicht mit dem Lean-Thema in Berührung gekommen waren, Grundlagen vermittelten: In Sensibilisierungstrainings werden die Mitarbeitenden mit der Philosophie einer schlanken Produktion und Administration vertraut gemacht und auf ein einheitliches Know-how-Level gebracht. Das „Sehen Lernen“ von Verschwendung wurde zur Grundlage für die späteren Optimierungsmaßnahmen. Im Office-Kaizen-Workshop (Kaizen: japanisch für Veränderung zum Besseren) lernten die Mitarbeitenden, die neu erworbenen Kompetenzen auf die Praxis zu übertragen. Im Mittelpunkt stand die Verbesserung der Organisation am Arbeitsplatz sowie das Schaffen sinnvoller Ordnungs- und Ablagestrukturen. 700 Mitarbeitenden zogen in einen Büroneubau um. Die verbesserten Strukturen ermöglichten einen beispielhaft geordneten Umzug und anschließend ein angenehmeres und effizienteres Arbeiten am neuen Platz.

In der zweiten Stufe wurden weitere Arbeitsstrukturen und Prozesse untersucht, das Lean-Office-System in Themenblöcken betrachtet. Mit dem Ziel, die Prozesse noch effizienter zu gestalten, stellte jeder Mitarbeitende, bis hin zur Chefetage, jeden einzelnen Arbeitsschritt auf den Prüfstand, um ihn auf seine Effektivität hin zu überprüfen. Der Fokus wurde zunehmend auf die Wertschöpfung gelegt. „Fit for Future“ konnte so einen wichtigen Beitrag zur Sicherung des langfristigen Unternehmenserfolgs und der Arbeitsplätze am Standort Passau leisten.

Die zweistufige Vorgehensweise ermöglichte es den Mitarbeitenden, Veränderungen schrittweise zu vollziehen. Da sich das Management bewusst Zeit nahm, Vorschläge und Ideen aus der Belegschaft einzubeziehen, hatten die Mitarbeitenden die Chance, die Ausgestaltung zu beeinflussen und eigene Lösungen zu erarbeiten, anstatt nur vorgegebene Maßnahmen umzusetzen. Aus der Sicht der Ingenics Beraterinnen und Berater ist das Zusammenwirken geeigneter Methoden und des Engagements der beteiligten Menschen der eigentliche Schlüssel zum Erfolg.