El camino a través de la crisis de Covid-19

Hemos desarrollado pautas y una hoja de ruta para enfrentar la crisis de nuestros clientes.

El Rumbo hacia la recuperación.

Hoy en día el coronavirus se esparce rápidamente alrededor del mundo. De acuerdo con lo que se sabe actualmente no se puede prever cómo progresarán  las cosas en un futuro. Sin embargo, parece ser que las medidas implementadas hasta ahora han sido efectivas, retrasando el esparcimiento exponencial del virus.

Aunado al factor humano, las consecuencias económicas también son más notorias. Los mercados se colapsan y compañía han tenido que detener sus actividades. Los numerosos programas de estímulo, que se han extendido, solo han podido reducir pero no compensar las pérdidas.

Los tres principales escenarios que están siendo discutidos

  • Escenario de forma de V: Breve paralización y rápida recuperación.
  • Escenario de forma de U: Paralización más larga con una subsecuente y rápida recuperación.
  • Escenario de forma de L: Paralización extremadamente larga con una recuperación no prevista a largo plazo.

 

Los efectos entre las diferentes industrias varían, pero la mayoría de las compañías están siendo, en términos financieros, afectadas o muy afectadas. Creemos que, para la mayoría de las empresas, los efectos de la crisis del coronavirus tomarán lugar entre el escenario V y el escenario U.

Independientemente de cual de los escenarios se presente, los mecanismos que dirijan a las empresas a través de la crisis serán los mismos. La única diferencia será la sincronización de las fases y la intensidad de las medidas.

 

El rumbo hacia la recuperación pasará a través de cuatro fases principales

Nos encontramos en la fase de paralización y asumimos, debió al control de mecanismos y a las medidas implementadas para la protección de la población, será posible que las empresas reanuden la operación a partir del 4 de mayo.

Necesitamos usar este tiempo hoy para prepararse para el arranque, de manera que las actividades puedan reanudarse de una forma coordinada con la menor fricción posible.

Durante esta etapa volátil los recursos tienen que ser desplegados de una manera orientada a los objetivos y extremadamente consciente de los costos.

Si las medidas de salud pública surten efecto, se espera que los mercados se calmen y las cadenas de suministro se estabilicen a partir de septiembre, durante la etapa de estabilización y rendimiento de los costos. Durante este periodo la compañía continuará haciendo solo las inversiones indispensables y reducirá costos rigurosamente para alcanzar los resultados de este año de la mejor manera posible.

No se estima que para antes de enero de 2021 la economía comience a crecer de una manera moderada. En este entorno las empresas invertirán nuevamente en el  futuro e iniciará la fase de mejora del rendimiento.  El enfoque aquí será en  programas con un ROI ( Retorno de Inversión) dentro del año fiscal.

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El camino a través de la crisis del Covid-19

Cada día nos llega nueva información, cada día nos trae nuevos descubrimientos y cada día hay que tomar nuevas decisiones. Para nuestros clientes hemos desarrollado una guía y ruta para hacer frente a la crisis. (Document in English)

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Como punto de partida es importante evaluar, lo más pronto posible, la situación y las opciones disponibles para las contramedidas. La evaluación de riesgo proporciona una rápida transparencia acerca del riesgo empresarial debido a la crisis de Covid-19. Además, las primeras contramedidas inmediatas son identificadas e implementadas directamente.

Evaluación de pérdida de ingresos

Evaluación sistemática de las órdenes actuales y el pronóstico del desempeño a travéz del fin del año fiscal.
→ ¡Riesgo en los ingresos!

 

Evaluación de los recursos de la producción

Evaluación de riesgos para los recursos necesarios en la producción en correlación con los escenarios de ingreso
→ ¡Riesgo de recursos!

 

Evaluación de la organización

Definición de áreas esenciales en la organización y el establecimiento de los niveles requeridos del personal.
→ Oportunidades de ahorro/ Capacidad para actuar!

 

Evaluación de liquidez

La evaluación de la liquidez de las compañías a corto y mediano plazo. Identificación de ahorros potenciales para la liquidez a corto plazo.
→ ¡Riesgo de liquidez!

 

Evaluación de riesgos en la salud

Identificación de puntos críticos peligrosos para la salud. Evaluación de riesgo de infección en los empleados y desarrollo de medidas inmediatas para la reducción de riesgos.
→ Puntos críticos de riesgo en la salud en los empleados!

 

Actuar rápidamente es importante para sobrevivir. Los cimientos para actuar correctamente se desarrollan basados en los pronósticos y escenarios. Todas las opciones de mitigación de riesgos y optimización de costos son verificadas, preparadas y comunicadas a la gerencia y a los miembros de equipo.

Simulación de liquidez

Simulación de los escenarios con forma V, U, y L basados en el análisis de riesgo, programas de apoyo y pronósticos desarrollados específicamente para la industria y los países.
→ El rango de cobertura es transparente!

Aplicación para programas de apoyo

Revisión de programas de apoyo a las empresas (financiamientos, subsidios, reducción de impuestos) y la implementación anticipada de estas cuando sea relevantes.
→ El uso de programas de apoyos se hace de forma temprana!

Implementación de medidas antiinfecciosas

Establecimiento e implementación de medidas inmediatas para proteger a los empleados de la empresa.
→ Protección a la salud establecida!

Comunicación

La cascada y el contenido de la información está definida de tal forma que le proporcione confianza los empleados y les muestre el camino hacia la salida de esta crisis. La comunicacióncorporativa ya se ha puesto en marcha.
→ La información genera confianza!

Aplicación para la reducción de horas de trabajo.

Llenado de una  aplicación para reducir las horas de los empleados en acuerdo con las especificaciones de la Secretaría de trabajo.
→ La opción para la reducción de horas está asegurado!

Determinación de reducción de costos

Determinación de la reducción de costos necesarios basados en los escenarios de la simulación de liquidez.
→ ¡Valores objetivo definidos!

Modelos de trabajo y administración

Estructuración de la organización para que se posible trabajar (teletrabajo, estaciones de trabajo vía remotas). Adaptación de las tareas administrativas a las nuevas condiciones.
→ ¡La habilidad trabajo está garantizada!

La gestión de equipos de trabajo asegura la capacidad de operación de las empresas en tiempos de crisis. Se han desarrollado estructuras efectivas que hacen posible una rápida acción y respuesta, evitando la burocracia. La rapidez es un factor esencial en esta estrategia. Los grupos de trabajo se encargan de crear un núcleo central para que recopile y procese toda la información, además de conectar a los involucrados que sean críticos para la supervivencia de la empresa.

PMO (Project Management Office) para el equipo de trabajo de la gestión de la crisis

Rápido establecimiento de una oficina central de gestión de proyectos (PMO) que dirija todas las actividades de manejo de la crisis.
→ Establecimiento de estructuras requeridas en un periodo corto de tiempo!

Comunicación (interna/externa)

Comunicación consistente y centralizada para las personas de interés; tanto internos como externos.
→ Estatus consistentes y actualizados!

Seguimiento continuo del desarrollo de la crisis

Seguimiento del rumbo de la crisis y la de los escenarios establecidos. Monitorio continuo de las condiciones generales, así como la identificación de ajustes correspondientes.
→ Siempre actualizado!

Monitoreo de efectividad

Información continua de la efectividad de las medidas definidas para la liquidez y la protección de resultados, de acuerdo a los escenarios esperados y los rangos definidos.
→ Actividades implementadas exitosamente!

Gestión de actividades

Control y coordinación de todas las actividades de la empresa establecidas por equipo gestión de la crisis.
→ Orientación de actividades!

Con los 7 elementos del monitoreo de la cadena de valor y potenciador de ventas, se crean rápidamente estructuras efectivas para evaluar y monitorear la cadena de valor. Simultáneamente, se crea la habilidad para intervenir de forma focalizada en contacto directo con los clientes, socios y proveedores.

Análisis de 360 grados de la situación actual

Radar de 360° y matriz de riesgo dentro de la cadena de valor- desarrollo del indicador de riesgo de la cadena de suministro.
→ ¡Transparencia del riesgo!

Gestión de la curva de desaceleración (Ramp-down) y la curva de arranque (Ramp-up)

Cierre sistemático y planeado, y un reinicio de actividades sin problemas.
→ ¡Paros y arranques sin perdidas!

Creación de transparencia en la cadena de suministro

Recolección de datos relevantes de proveedores y de la información sobre las partes de compra (Cockpit de la cadena de suministro, modelos de pronóstico).
→ ¡Estructura de las figuras claves y networking!

Desarrollo de las ordenes, inventarios y control de progreso mediante soluciones con tableros (dashboards)

Visualización del desempeño de los proveedores, inventarios y el estatus de entregas.
→ Transparencia en tiempo real!

Pronostico del ritmo de ventas

Establecimiento rápido y organización de un volumen en un ciclo corto.
→ Oportunidades de venta no solo identificadas sino implementadas operacionalmente (“Just do it”)

Respuesta rápida, despliegue de grupos de trabajo (task-force) y residentes en sitio- buscadores de partes para asegurar el surtimiento

Disponibilidad especifica por país para asegurar las medidas establecidas en sitio.
→ ¡Abastecimiento asegurado!

Gestión de proyectos

Rápida creación de un grupo operativo de administración de proyectos para supervisar la implementación de actividades definidas.
→ ¡Oficina de Gestión de proyectos establecida en cuatro días!

Si el negocio requiere una reducción de costos significativa para asegurar los resultados, el presupuesto base 0 o ZBB por sus siglas en Ingles (Zero-base budgeting), ofrece el enfoque ideal para desafiar el presupuesto de una forma radical.

Usando este enfoque de planeación de costos, los presupuestos son planeados y aprobados para el periodo de planeación relevante desde cero, alineado con los niveles de desempeño definidos, en vez de basarse en el periodo precedente. Adicionalmente, esto se hace en periodos cortos, es decir mensualmente en vez de anualmente. Al hacer esto, se crea una transparencia de costos que contribuye significativamente al uso eficiente de los fondos disponibles. Este enfoque debe de ser aplicado para todos los gastos generales (overhead costs) y sirve como una herramienta de control estricto para los fondos líquidos en los tiempos de crisis en la compañía. El presupuesto base cero, adicionalmente ayuda a alterar las estructuras de pensamiento establecidas.

El ZBB apoya un cambio completo de paradigma dentro del proceso de planeación y por lo tanto debe de establecerse incondicionalmente de forma descendente (top-down). En el primer paso, la gerencia restablece todo los presupuestos a cero, en lugar de solo congelarlos. El marco para la planeación del nuevo presupuesto está diseñado de acuerdo con la situación económica definida por el nivel de desempeño.

  • Nivel 1 de desempeño – desempeño mínimo para mantener las operaciones del negocio necesarias para la supervivencia.
  • Nivel 2 de desempeño– Servicio regular de acuerdo con las especificaciones del trabajo y de la posición.
  • Nivel 3 de desempeño- medidas requeridas para asegurar el futuro a largo plazo.

 

Las divisiones de negocio están estrictamente obligadas a seguir este marco de trabajo para volver a planear sus presupuestos en el mes siguiente. La aprobación de los presupuestos por parte de la gerencia, se hacen de manera central después de una explicación concluyente y de la revisión del nivel de desempeño. Este proceso se repite con un intervalo de un mes.

El potenciador de la curva de arranque (ramp-up) asegura un retorno a las operaciones eficiente y efectivo, cuando las condiciones generales son difíciles. La comunicación transparente y abierta con los clientes, las divisiones operacionales y los proveedores, garantizan el éxito en un ambiente volátil.

Gestión de la curva de arranque

Reinicio sistemático y planeado de las áreas de producción del negocio.
→ ¡Reinicio sin perdidas!

Creación de transparencia en la cadena de valor

Recolección de datos relevantes de los proveedores y de las partes de compra (cockpit de la cadena de suministro y modelos de pronóstico).
→ ¡Estructura de las figuras claves y networking!

Programación de la fuerza laboral

Establecimiento de una programación simple y efectiva enfocada en la administración de RH en base a las medidas de protección del Covid-19.
→ ¡Optima programación de la fuerza laboral!

Gestión de la escasez de los recursos

Planeación continua de la capacidad a corto plazo, revisando la disponibilidad de recursos.
→ ¡El mejor resultado posible!

Respuesta rápida, despliegue de grupos de trabajo (task-force) y residentes en sitio- buscadores de partes para asegurar el surtimiento

Disponibilidad especifica por país para asegurar las medidas establecidas en sitio.
→ ¡Abastecimiento asegurado!

 

Gestión de proyectos de arranque

Rápida creación de un grupo operativo de administración de proyectos para asegurar la implementación de actividades definidas.
→ ¡Oficina de Gestión de proyectos establecida en cuatro días!

Garantizar la calidad de los componentes

Corrección rápida y sistemática de los problemas de calidad mediante la identificación rápida de errores (IA para la identificación de errores), análisis de causas y la resolución permanente de estas.
→ Suministro asegurado cuando hay cambios en la cadena de suministro!

Sustitución rápida de proveedores en caso de fallas

Capacitación básica del proveedor a corto plazo ya sea en sitio o en línea.
→ ¡Suministro asegurado y reducción de costos!

 

El potenciador del desempeño de costos es un acercamiento inflexible para garantizar los resultados para el cierre del año fiscal.

Benchmarking de las figuras relevantes a los resultados

Comparación de las tres figuras más relevantes con el valor del benchmarking de compañías comparables. Definición de parámetros realísticamente alcanzables al cierre del año fiscal.
→ Los parámetros requeridos son definidos mensualmente

Establecer compromiso a nivel gerencial

› Determinar las personas principales en la gerencia, definir las figuras clave, y crear compromiso con los parámetros.
→ ¡Alcanzar el compromiso a los parámetros!

Iniciar un war room

Establecimiento de reportes sobre la dirección de forma diaria, semanal y mensual. Definición del nivel de comunicación requerida, de los grupos de reuniones y de los participantes.
→ ¡Crear condiciones generales para el trabajo efectivo!

Identificar áreas claves de acción

Identificar y priorizar las tres principales amenazas para cada figura clave definida. Definir contramedidas basadas en las amenazas, con el fin de alcanzar los parámetros definidos.
→ ¡Medidas priorizadas de acuerdo a la efectividad!

Realización y control de eficacia

Lograr las medidas y monitorear contantemente su éxito medido en base a los parámetros definidos. Implementación inmediata de medidas especiales en caso de variaciones.
→ ¡Eficacia Asegurada!

Al crear programas de eficiencia enfocados y medidas acompañantes de calificación, se aprovecha el potencial para un periodo moderado de crecimiento. El auto sustento, asegura un rendimiento de clase mundial en el negocio.

Iniciativa de excelencia operacional

Agregar valor añadido con un enfoque en el cliente mediante sistemas de trabajo estandarizados, flujos de valor de bajo desperdicio, y administración de la línea de producción orientada a resultados.
→ ¡Aumentar la eficiencia en las operaciones!

Iniciativa de excelencia en maquinaria

Un proceso de producción flexible, sincronizado, libre de problemas, transparente y esbelto; a través del desarrollo integrado actual de la administración esbelta y la transformación digital.  
→ ¡Mayor eficiencia en la fabricación!

Iniciativa de excelencia administrativa

Prestación de servicios profesionales mediante el establecimiento de una oficina esbelta, optimización de proceso de negocio y automatización y digitalización de procesos.
→ ¡Aumento de eficiencia en la administración!

Iniciativa de excelencia en la administración de proyectos

Estructura, compromiso, transparencia y éxito para el proyecto mediante la aplicación de métodos de administración de proyectos modernos y digitales.
→ ¡Mejorar el desempeño para la planeación e implementación de proyectos!

Iniciativa de excelencia en la cadena de suministro

Suministro altamente asegurado, inventarios bajos, tiempos de entrega bajos mediante una cadena de suministro dinámica a través de la transparencia y una sincronización ágil.
→ ¡Mejora en el desempeño de la cadena de suministro!

Iniciativa de excelencia en los proveedores

Selección profesional, empoderamiento, integración y desarrollo continuo de proveedores para una reducción duradera en costos de adquisición y mitigación de riesgos.
→ ¡Mejora en el desempeño de los proveedores!

Iniciativa en excelencia de la calidad

Excelente satisfacción del cliente mediante la interacción eficiente de los procesos orientados a la creación de valor, estructuras y competencias en el aprendizaje de una organización.
→ ¡Calidad mejorada!

Empresa Lean

Enfoque multifuncional de la empresa para la integración exitosa de los elementos digitales en la filosofía de la excelencia esbelta.
→ ¡Negocio con rendimiento de primera clase!

Andreas Grundnig

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Ingenics

Partner, Director
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Alexander Gottwald

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