5. Presupuesto base cero

Si el negocio requiere una reducción de costos significativa para asegurar los resultados, el presupuesto base 0 o ZBB por sus siglas en Ingles (Zero-base budgeting), ofrece el enfoque ideal para desafiar el presupuesto de una forma radical.

 

Usando este enfoque de planeación de costos, los presupuestos son planeados y aprobados para el periodo de planeación relevante desde cero, alineado con los niveles de desempeño definidos, en vez de basarse en el periodo precedente. Adicionalmente, esto se hace en periodos cortos, es decir mensualmente en vez de anualmente. Al hacer esto, se crea una transparencia de costos que contribuye significativamente al uso eficiente de los fondos disponibles. Este enfoque debe de ser aplicado para todos los gastos generales (overhead costs) y sirve como una herramienta de control estricto para los fondos líquidos en los tiempos de crisis en la compañía. El presupuesto base cero, adicionalmente ayuda a alterar las estructuras de pensamiento establecidas.

 

El ZBB apoya un cambio completo de paradigma dentro del proceso de planeación y por lo tanto debe de establecerse incondicionalmente de forma descendente (top-down). En el primer paso, la gerencia restablece todo los presupuestos a cero, en lugar de solo congelarlos. El marco para la planeación del nuevo presupuesto está diseñado de acuerdo con la situación económica definida por el nivel de desempeño.

 

› Nivel 1 de desempeño – desempeño mínimo para mantener las operaciones del negocio necesarias para la supervivencia.

› Nivel 2 de desempeño– Servicio regular de acuerdo con las especificaciones del trabajo y de la posición.

› Nivel 3 de desempeño- medidas requeridas para asegurar el futuro a largo plazo.

 

Las divisiones de negocio están estrictamente obligadas a seguir este marco de trabajo para volver a planear sus presupuestos en el mes siguiente. La aprobación de los presupuestos por parte de la gerencia, se hacen de manera central después de una explicación concluyente y de la revisión del nivel de desempeño. Este proceso se repite con un intervalo de un mes.