Wo manuelles Lieferanten-Scouting die Auswahl bremst
Unter Lieferanten-Scouting versteht man die systematische Suche und Vorauswahl potenzieller neuer Lieferanten für eine Warengruppe oder Region. Das Ergebnis ist zunächst eine Longlist, also eine breite Liste möglicher Kandidaten. Aus ihr wird später eine Shortlist mit wenigen Lieferanten für Anfrage oder Audit.
Im Referenzprojekt in der Automobilindustrie im Bereich technische Textilien und Industrienähtechnik zeigten sich vier typische Bremsen:
- Die Recherche in Datenbanken, Verzeichnissen und auf Webseiten erfolgt manuell.
- Jeder Lieferant wird von Hand bewertet und dokumentiert.
- Die Qualität der Longlist hängt davon ab, wer recherchiert.
- Über mehrere Regionen und Warengruppen hinweg skaliert das Vorgehen kaum.
Daraus entstehen Risiken für die spätere Entscheidung. Geeignete Lieferanten bleiben unentdeckt, die Auswahl beruht auf einer unvollständigen Datenbasis und lässt sich im Nachhinein schwer begründen. Werden Sanktionslisten oder Hinweise zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) nicht systematisch geprüft, entstehen zudem Compliance-Lücken. Für Entscheider:innen bleibt die Unsicherheit, ob die Longlist vollständig ist. Außerdem stecken Fachkräfte im Einkauf ihre Zeit in Recherche und die strategische Lieferantenentwicklung bleibt dabei liegen.
So arbeitet der Scouting-Agent in vier Stufen
Der Scouting-Agent zerlegt die Lieferantensuche in vier aufeinanderfolgende Stufen, die jeweils spezialisierte KI-Agenten bearbeiten. Ein KI-Agent ist eine Software, die auf Basis eines KI-Modells eigenständig Teilaufgaben plant und ausführt, etwa eine Recherche oder eine Bewertung. Arbeiten mehrere solcher Agenten mit klar verteilten Aufgaben zusammen, spricht man von einem Multi-Agenten-System. Der Scouting-Agent läuft Microsoft Fabric, einer Datenplattform von Microsoft, die Datenintegration, Analyse und KI-Anwendungen in einer Umgebung bündelt. Der Aufbau kann sowohl in der Umgebung von Ingenics Consulting als auch direkt beim Kunden im System erfolgen.
Den Ausgangspunkt setzen Mitarbeitende im Einkauf mit den Kundenanforderungen und Kriterien. Daraus entsteht der Discovery-Scope, der Rahmen des Scouting-Projekts. Er legt Zielbranche, Regionen, Länder oder PLZ-Radius, Technologie-Keywords und Produktschwerpunkte fest. Der Agent nutzt ausschließlich öffentlich zugängliche Quellen. Eigene Listen lassen sich zusätzlich einbinden.
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Stufe 1: Source Discovery
In der ersten Stufe ermittelt der Agent, wo sich passende Lieferanten finden lassen. Dabei greift er z. B. auf Branchenverzeichnisse, Messekataloge, Handelsregister, Behördenlisten oder hochgeladene Listen zurück oder startet eine eigene Online-Recherche. Das Ergebnis ist ein Quellverzeichnis mit Messelisten, Verzeichnissen und Listen je Region. Erst wenn das Einkaufsteam diese Quellen freigegeben hat, startet die Recherche.
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Stufe 2: Identifier
Aus den freigegebenen Quellen baut der Agent Unternehmensprofile je Region auf. Er normalisiert Firmennamen, liest Impressum und Über-uns-Seite aus, validiert Domains und ordnet Branche und Technologie zu. Dubletten entfernt er per Fuzzy Matching, einem Verfahren, das ähnliche, aber nicht identische Einträge erkennt, zum Beispiel abweichende Schreibweisen desselben Unternehmens. Optional legt das Einkaufsteam hier bereits Ausschlusskriterien fest.
Jedes Profil enthält zehn Eckdaten, darunter z.B. die Unternehmens-ID, die Adresse des Hauptsitzes, eine Branchenzuordnung, eine erste Produkt- oder Technologiekategorie sowie Evidenzlinks zu den Quellen. Saubere Stammdaten bilden die Basis für jede weitere Prüfung. Bevor die Qualifizierung beginnt, prüft das Einkaufsteam die Rohliste.
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Stufe 3: Qualification Check
In der dritten Stufe untersuchen sechs Spezialagenten jeden möglichen neuen Lieferanten in jeweils einem Themenbereich: Zertifizierungen, Unternehmensdaten, Portfolio, Referenzen, Compliance und Sprachfähigkeit. Die Kriterien dafür legt das Einkaufsteam fest, ebenso trifft es aus den Vorschlägen die Auswahl.
Am Ende entsteht eine validierte Longlist. Sie enthält verifizierte Unternehmensangaben und Zertifikate inklusive Gültigkeit, ein strukturiertes Technologie- und Produktportfolio, Angaben zu Prozessen, Engineering und Tooling, belegte Referenzen, den Compliance-Status sowie Risiko-, Warn- und Maturity-Indikatoren wie Technologietiefe und Entwicklungsgrad.
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Stufe 4: Feedback & Scoring
Zum Abschluss bewertet der Agent jeden Lieferanten mit einem Score, hinterlegt zu jeder Aussage einen Evidenzlink und vergibt den Status qualified oder rejected. Auf dieser Grundlage entscheidet wiederum der Mensch, welche Lieferanten auf die Shortlist kommen.
"No Source, No Score" als Grundlage nachvollziehbarer Entscheidungen
Nach dem Prinzip „No Source, No Score“ gelten für den Agenten drei Regeln:
- Nur belegte Aussagen fließen in die Bewertung ein.
- Jeder Datenpunkt trägt einen Evidenzlink, also einen Link zu der Quelle, aus der er stammt.
- Fehlt der Beleg, gilt die Aussage als nicht bestätigt.
Damit lässt sich für jeden Lieferanten nachvollziehen, warum er weiterkommt oder ausscheidet. Ein Zertifikat ohne auffindbaren Nachweis zählt nicht, ein Referenzkunde ohne Beleg ebenso wenig. Für Einkauf und Supply Chain entsteht so eine Entscheidungsgrundlage, die sich intern begründen und bei Bedarf prüfen lässt.
Der Mensch entscheidet nach jeder Stufe
Der Scouting-Agent folgt dem Ansatz Human in the Loop: Menschen prüfen an festgelegten Stellen die Ergebnisse des automatisierten Systems und treffen die anstehende Entscheidung. Das Einkaufsteam gibt die Quellen frei, prüft die Rohliste, legt die Kriterien fest und entscheidet über die Shortlist.
Damit ist die Aufgabenteilung klar: Der Agent liefert Breite und Belege, die Entscheidung bleibt beim Menschen.
„Bei der Lieferantenauswahl zählt nur, was sich auch belegen lässt. Deshalb fließt bei unserem Agenten keine Aussage in die Bewertung ein, die nicht mit einer Quelle verknüpft ist. So lässt sich jede Entscheidung auch später noch nachvollziehen.“
Ein Agent für viele Branchen, Warengruppen und Regionen
Der Scouting-Agent ist unabhängig von Branche, Warengruppe und Region aufgebaut und lässt sich deshalb in beliebig vielen Scouting-Projekten einsetzen. Pro Projekt werden Discovery-Scope, Quellen und Kriterien neu festgelegt, die Pipeline mit ihren vier Stufen bleibt gleich.
So definiert ein Automobilzulieferer mit IATF-16949-Anforderungen andere Kriterien als ein Medizintechnikhersteller, der Lieferanten nach ISO 13485 benötigt, oder ein Luftfahrtunternehmen mit AS9100-Anforderungen. Der Ablauf und die Belegpflicht sind in allen drei Fällen identisch. Auch bei der Verlagerung von Produktionsstandorten in neue Regionen kann der KI-Agent unterstützen, indem er
- potenzielle lokale Lieferanten identifiziert,
- anhand definierter Kriterien vorqualifiziert und
- eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage für den Aufbau einer regionalen Lieferantenbasis schafft.
Mehr zum Einsatz von KI in der Fertigung lesen Sie in unserem Blogbeitrag „KI in der Produktion“.
Durch den Scouting-Agenten profitieren Unternehmen an vier Stellen gleichzeitig:
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Geschwindigkeit
Recherche und Lieferantenprofilaufbau laufen automatisiert.
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Skalierbarkeit
Mehrere Regionen und Warengruppen können parallel bearbeitet werden.
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Qualität
Der Agent prüft jeden möglichen Lieferanten nach denselben Kriterien – die Qualität der Longlist hängt nicht mehr davon ab, wer recherchiert.
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Nachvollziehbarkeit
Jede Aussage ist durch eine Quelle belegt.
Wie Ingenics Consulting beim Einsatz des Scouting-Agenten unterstützt
Wir bei Ingenics Consulting stellen den Scouting-Agenten auch anderen Kunden zur Verfügung und verbindet dabei KI-Kompetenz mit Erfahrung im Supply-Chain-Projektmanagement. Auf der Supply-Chain-Seite stehen über 45 Jahre Beratungserfahrung, mehr als 10.000 Projekte und das Leistungsfeld Supply Chain Management & Produktionsnetzwerke.
Ein Projekt zur Einführung des Scouting-Agenten gliedert sich in drei Phasen: Analyse, Synthese und Umsetzung.
In der Analysephase klären wir gemeinsam mit dem Einkauf, bei welchen Vorhaben der Scouting-Agent den größten Nutzen bringt, etwa bei einer zweiten Bezugsquelle, einer Verlagerung oder einer neuen Warengruppe. Gleichzeitig prüfen wir die Voraussetzungen: das bisherige Vorgehen beim Scouting, die vorhandenen Systeme und die verfügbaren Lieferantendaten und ihre Qualität.
In der Synthesephase bauen wir den Agenten auf. Dabei richten wir Quellen und Kriterien auf die Warengruppen und Regionen des Kunden aus und testen den Agenten an einem konkreten Scouting-Vorhaben.
In der Umsetzungsphase begleiten wir das Einkaufsteam bei den ersten Scouting-Projekten im laufenden Betrieb. In der anschließenden Hypercare, einer Phase intensiver Betreuung nach der Einführung, klären wir offene Fragen und schärfen Quellen und Kriterien nach. Danach übergeben wir den Agenten an den Kunden.
Von der Analyse bis zur Übergabe dauert ein Projekt in der Regel zwei bis drei Monate. Die genaue Dauer hängt von den Voraussetzungen im Unternehmen ab und davon, wie viel Zeit die Ansprechpartner:innen auf Kundenseite einbringen können.
Weiterführende Informationen finden Sie auf den Leistungsseiten zu Supply Chain Management & Produktionsnetzwerke sowie Digitale Produktion & neue Technologien.
Fazit
Der Scouting-Agent von Ingenics Consulting macht Lieferanten-Scouting mit KI schneller, skalierbarer und belegbarer. Vier Stufen mit spezialisierten Agenten übernehmen Recherche, Profilaufbau, Qualifizierung und Scoring, jeder Datenpunkt ist mit einer Quelle verknüpft, und an vier Stellen entscheidet ein Mensch. Weil sich pro Projekt nur Scope, Quellen und Kriterien ändern, lässt sich derselbe Agent für den Aufbau einer zweiten Bezugsquelle ebenso einsetzen wie für die Erschließung einer neuen Warengruppe.
Ob sich der Scouting-Agent für Ihr Lieferanten-Scouting eignet, besprechen wir gern in einem persönlichen Gespräch mit Ihnen.
FAQ: Häufige Fragen zum Scouting-Agent von Ingenics Consulting
Welche Quellen nutzt der Scouting-Agent?
Der Scouting-Agent von Ingenics Consulting nutzt ausschließlich öffentlich zugängliche Quellen. Dazu gehören Branchenverzeichnisse, Messekataloge, Handelsregister, Behördenlisten und eine Web-Recherche. Zusätzlich lassen sich eigene Listen hochladen. Welche Quellen im Projekt verwendet werden, gibt der Mensch vor Beginn der Recherche frei.
Trifft der Agent die Lieferantenauswahl selbst?
Nein. Der Agent recherchiert, profiliert, qualifiziert und bewertet Lieferanten, die Entscheidungen trifft der Mensch. Nach jeder der vier Stufen prüft er die Ergebnisse und gibt sie frei, am Ende entscheidet er über die Shortlist.
Welche Zertifizierungen kann der Agent prüfen?
Der Agent prüft unter anderem ISO-Zertifizierungen, IATF 16949 für die Automobilindustrie, AS9100 für die Luft- und Raumfahrt und ISO 13485 für Medizinprodukte. Erfasst werden jeweils Gültigkeit, Scope, Aussteller und Ablaufdatum.
Was bedeutet „No Source, No Score“?
„No Source, No Score“ ist das Grundprinzip des Scouting-Agenten. In die Bewertung fließen nur Aussagen ein, die mit einem Evidenzlink zur Quelle belegt sind. Fehlt ein Beleg, gilt die Aussage als nicht bestätigt.
Lässt sich der Scouting-Agent von Ingenics Consulting in jeder Branche einsetzen?
Ja. Der Agent ist unabhängig von Branche, Warengruppe und Region aufgebaut. Pro Projekt werden Discovery-Scope, Quellen und Kriterien angepasst, der Ablauf in vier Stufen und die Belegpflicht bleiben gleich.
