Business Process Management: Methode, Lifecycle und Reifegradmodell
Wettbewerbsfähige Unternehmen beherrschen ihre Prozesse über Abteilungen, Systeme und Standorte hinweg. Möglich wird dies durch Business Process Management (BPM; dt.: Geschäftsprozessmanagement): Eine Methode zur prozessorientierten Unternehmensführung, die Geschäftsprozesse misst, steuert und kontinuierlich verbessert.
Das Ziel von BPM ist es, die eigene Unternehmensstrategie wirksam mit Hilfe optimierter Prozesse zu unterstützen. In produzierenden Unternehmen ist Business Process Management zudem die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung und Automatisierung – denn damit Prozesse sinnvoll digitalisiert werden können, müssen diese zuerst transparent und nachvollziehbar sein.
Was ist Business Process Management?
Business Process Management (BPM) ist ein ganzheitlicher Ansatz der prozessorientierten Unternehmensführung. Mit ihm werden alle Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens – von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung – durchgängig erfasst, analysiert und optimiert. Business Process Management legt fest, welche Prozesse es gibt, wer sie verantwortet, dokumentiert und wie sie gemessen werden. In dieses Vorgehen werden auch sämtliche beteiligte Rollen und IT-Systeme einbezogen.
Business Process Management im Zusammenhang mit Prozessmanagement und Prozessoptimierung
Rund um die Arbeit an Prozessen kursieren mehrere Begriffe, die eng zusammenhängen und dennoch unterschiedliche Vorgehensweisen beschreiben. Eine klare Abgrenzung hilft, Zuständigkeiten und Erwartungen innerhalb Ihres Unternehmens nachvollziehbar zu adressieren:
Alle drei Bereiche sind miteinander verbunden, wobei Business Process Management den Rahmen vorgibt, in dem einzelne Optimierungen dauerhaft wirken. Eine Verbesserung entfaltet ihren vollen Wert, sobald vor- und nachgelagerte Prozesse, Rollen und Systeme mitgeführt werden. Erst Governance, Kennzahlen und ein durchgängiger Regelkreis machen aus punktuellen Verbesserungen nachhaltige Prozessexzellenz.
Der BPM-Lifecycle: die fünf Phasen des Geschäftsprozessmanagements
Business Process Management wird als Managementaufgabe verstanden, die kontinuierlich in Form von vier bis fünf verschiedenen Phasen innerhalb des BPM-Lifecycles durchlaufen wird.
Damit der BPM-Lifecycle nachhaltig wirkt, müssen die Veränderungen in Ihrer Organisation durch Change Management begleitet werden. Denn der Mehrwert optimierter Prozesse und IT-Systeme kann sich erst dann zeigen, wenn Ihre Mitarbeitenden dazu befähigt sind, selbstständig mit diesen zu arbeiten.
1. BPM-Analyse: Ist-Prozesse erfassen und Prozessreife bewerten
Bestehende Prozesse werden erfasst und nach Prozessreife und Strategiebezug bewertet (einschließlich der Systemlandschaft, die sie trägt). Am Ende dieser Analyse stehen Potenziale und erste, priorisierte Handlungsfelder fest.
2. Design und Prozessmodellierung: Kennzahlen und Prozess-Reengineering festlegen
Nach der eingehenden Betrachtung Ihrer Prozesse werden Modellierungskonventionen, Regeln und Kennzahlen definiert. Zudem erfolgt mit Prozess-Reengineering eine Modellierung der Soll-Prozesse, in der Regel in BPMN (Business Process Model and Notation).
3. Ausführung und Prozessimplementierung: Abläufe mit Change Management verankern
Ihre gesamte Organisation, inklusive aller Systeme und Mitarbeitenden, wird auf die neuen Abläufe ausgerichtet. Aus den Anforderungen entsteht ein umsetzbarer Plan, der die Einführung des BPM vorgibt und der Ihre Mitarbeitenden mit Change Management zur nachhaltigen Umsetzung befähigt.
4. Optimierung: Mit Lean-Prinzipien und KVP dauerhafte Prozessexzellenz erreichen
Mit Hilfe von kontinuierlicher Verbesserung (KVP) heben wir die Prozessleistung in Ihrem Unternehmen dauerhaft an und sorgen dafür, dass Ihre internen Abläufe stabil und störungsfrei bleiben.
5. Monitoring und Steuerung: Abweichungen mit Prozess-KPIs und Process Monitoring sichtbar machen
Das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung setzen wir auch nach der Optimierung weiterhin für Sie um: Dazu wird die Prozessleistung in Echtzeit gemessen und über Kennzahlen gesteuert. Abweichungen zwischen Soll und Ist werden sichtbar und lassen sich so gezielt adressieren.
Prozessmodellierung mit BPMN: Von der Soll-Prozess-Gestaltung zur Vorstufe der Automatisierung
In der zweiten Phase des BPM-Lifecycle – Design und Modellierung – werden die gewünschten Geschäftsprozesse gestaltet und in eine einheitliche Form überführt. Der internationale Standard dafür ist BPMN:
Was ist BPMN?
BPMN (Business Process Model and Notation) wird für die grafische Modellierung von Geschäftsprozessen eingesetzt und stetig weiterentwickelt. Die Notation definiert eine einheitliche Bildsprache mit Symbolen für Aktivitäten, Ereignisse, Entscheidungen (Gateways) und Verantwortlichkeiten (Pools und Lanes). Da jedes Symbol genau eine Bedeutung hat, können Fachbereiche, IT und externe Partner jedes Prozessmodell und BPMN-Diagramm auf dieselbe Weise lesen und verstehen. So werden Missverständnisse zwischen Prozessbeschreibung und Systemumsetzung vermieden und ein sauberes Modell wird zur Grundlage für Steuerung und Automatisierung geschaffen.
Die aktuelle Fassung dieses Standards ist BPMN 2.0: Mit ihr erstellte BPMN-Modelle sind maschinenlesbar, d.h. sie können von Workflow- und Automatisierungsplattformen eingelesen und ausgeführt werden. Aus einem Prozessdiagramm kann so unmittelbar ein auszuführender Ablauf abgeleitet werden. Die Prozessmodellierung wird so zur Vorstufe der Automatisierung.
Wirksame BPMN-Modelle folgen festen Modellierungskonventionen – Namensregeln, Detailtiefe und Symbolumfang –, damit die Prozesslandschaft konsistent bleibt. Das richtige Maß ist entscheidend: so detailliert wie nötig für Steuerung und Umsetzung, so übersichtlich wie möglich für Verständlichkeit und Systempflege.
Prozessdokumentation als Grundlage
Bevor Prozesse gesteuert oder automatisiert werden können, müssen sie nachvollziehbar dokumentiert sein. Prozessdokumentation hält dazu alle beteiligten Abläufe, Rollen, Schnittstellen und Systeme einheitlich fest und macht Prozesswissen unabhängig von einzelnen Personen für alle Mitarbeitenden in Ihrer Organisation zugänglich. Konsistente Modellierungskonventionen machen die Prozessdokumentation über Bereiche und Standorte hinweg vergleichbar. So entsteht eine Single Source of Truth: eine gemeinsame, verbindliche Wissensbasis, auf die sich Fachbereiche, IT und Management gleichermaßen berufen können.
BPM-Werkzeuge und Software im Überblick
Verfügbare Tools im Business Process Management gliedern sich grob in vier Kategorien. Die Auswahl folgt dabei stets dem Reifegrad und dem Zielbild Ihres Unternehmens und wird von uns herstellerneutral vorgenommen:
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Modellierung und Dokumentation:
Werkzeuge zur Erstellung von Prozesslandschaften und BPMN-Modellen liefern die Basis, um Standards aufzubauen und Prozesse konsistent zu beschreiben.
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BPM-Suiten:
Plattformen, die Prozessmodellierung, Ausführung und Monitoring verbinden und den Regelkreis durchgängig unterstützen.
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Process-Mining-Werkzeuge:
Rekonstruieren Ist-Prozesse aus Systemdaten und schaffen Transparenz über deren tatsächlichen Ablauf.
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Automatisierungsplattformen:
Führen stabile, standardisierte Prozesse automatisiert aus – von der Workflow-Engine bis zur Robotic Process Automation (RPA).
Welches Werkzeug das richtige ist, hängt von der bestehenden Prozessarchitektur, Systemlandschaft und den Mitarbeitenden ab, die täglich damit arbeiten. Die Tool-Auswahl und ihre Implementierung begleiten wir als Projektleistung im Rahmen der Prozess- und Systemharmonisierung sowie Softwareauswahl und MVP-Entwicklung.
Digitalisierung im Business Process Management:
BPM 4.0
Business Process Management entwickelt sich von der reinen Dokumentation zu einem echtzeitnahen, vorausschauenden End-to-End-Management von Geschäftsprozessen. Möglich macht das die Digitalisierung mit Hilfe von Echtzeitdaten, Process Mining und der Automatisierung von Prozessen. Durch ein solches, digital getriebenes Business Process Management 4.0 wird Prozessmanagement noch wirksamer:
- Erhöhte Transparenz
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Prozesse lassen sich durchgängig visualisieren, überwachen und steuern.
- Verbesserte Entscheidungen
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Datengetriebene Analysen und What-if-Szenarien liefern detaillierte Entscheidungsgrundlagen.
- Mehr Resilienz
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Durch echtzeitnahe Datenerfassung und klare Rollenverteilungen werden Prozesse anpassbar und widerstandsfähig.
- Entlastung im Alltag
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Automatisierung übernimmt regelbasierte Routinetätigkeiten und setzt Ressourcen frei.
Nachhaltige Prozessexzellenz entsteht durch klare Führung, messbare Ziele und End-to-End-Verantwortung – nicht durch das nächste Werkzeug. Technologie macht Probleme sichtbar; entscheiden müssen Menschen.
Florian Christoph
Director Digital Solutions, Ingenics Consulting
Das Ingenics Consulting Reifegradmodell für Business Process Management
Der Weg zu beherrschten Prozessen verläuft schrittweise. Orientierung bietet das Ingenics Consulting Reifegradmodell für Business Process Management: vier aufeinander aufbauende Stufen, die zugleich Standortbestimmung, Zielbild und Roadmap liefern. Jede Stufe schafft für sich messbaren Nutzen und bereitet die nächste vor:
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Stufe 1 – Standard
Prozesse werden definiert, beschrieben und für alle zugänglich gemacht, inklusive der Definition von Schnittstellen und Rollen. Eine Prozesslandkarte macht die Abläufe sichtbar.
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Stufe 2 – Transparenz
Die Prozessleistung ist messbar: Soll- und Ist-Zustand werden über Kennzahlen verglichen, häufig unterstützt durch Process Mining.
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Stufe 3 – Automatisierung
Auf Basis dieser Transparenz werden Abläufe automatisiert, von einfachen Workflows und Routinen bis zur Robotic Process Automation (RPA).
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Stufe 4 – Prädiktion
Prozesse werden in Echtzeit überwacht und über prädiktive Analysen (Predictive Analytics) proaktiv gesteuert; Abweichungen werden erkannt, bevor sie sich auswirken.
In Verbindung mit Lean-Prinzipien führt das Modell zur höchsten Reife eines wirksamen Prozessmanagements: Verschwendung wird konsequent reduziert, Abläufe werden immer wieder nachgeschärft. So wird aus dem einmaligen Aufstieg in die nächste Stufe ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der den erreichten Stand hält und stetig weiterentwickelt.
Wie sich der Prozessreifegrad Ihres Unternehmens in einem konkreten Projekt bestimmen und über Standorte und Systeme hinwegheben lässt, zeigt unsere Leistungsseite Prozess- und Systemharmonisierung.
FAQ - Häufige Fragen zur Prozess- und Systemharmonisierung
Welche Phasen umfasst der BPM-Lifecycle?
Verbreitet ist ein Vier-Phasen-Verständnis: Analyse (Ist-Prozesse erfassen und bewerten), Design und Modellierung (Standards, Regeln und Kennzahlen festlegen, Soll-Prozesse modellieren), Ausführungsplanung und Implementierung (Organisation, Systeme und Mitarbeitende ausrichten), sowie Optimierung (kontinuierliche Verbesserung etablieren) durch Monitoring und Steuerung (Prozessleistung echtzeitnah messen und steuern). Entscheidend ist, dass der BPM-Lifecycle fortlaufend durchlaufen wird.
Wie modelliert man einen Geschäftsprozess?
Am Anfang steht die Definition von Zweck und Rahmen: Welche Frage soll das Modell beantworten, für wen und in welcher Detailtiefe? Anschließend wird der Prozess abgegrenzt (Auslöser, Ergebnis, Schnittstellen) und in einer einheitlichen Notation wie BPMN dargestellt. Feste Modellierungskonventionen halten die Prozesslandschaft konsistent. Danach wird das Prozessmodell mit den Beteiligten validiert und an den Stellen geschärft, an denen Steuerung oder Automatisierung es erfordern – so detailliert wie nötig, so übersichtlich wie möglich.
Was ist ein Reifegradmodell im Prozessmanagement?
Ein Reifegradmodell zeigt in definierten Stufen auf, wie weit ein Unternehmen im Prozessmanagement entwickelt ist (von dokumentierten Standards bis zur vorausschauenden Steuerung). Durch diese objektive Einordnung verhindert es Fehlinvestitionen im Prozessumfeld: Da Automatisierung und Prädiktion standardisierte Prozesse benötigen, wird neue Technologie anhand des Reifegradmodells erst dann eingeführt, wenn die dafür notwendigen prozessualen Grundlagen vorhanden sind.
Wann lohnt sich externe Unterstützung im Business Process Management?
Externe Begleitung ist vor allem beim Aufbau einer Prozesslandschaft sinnvoll, wenn Reifegrad, Zielbild und Roadmap entwickelt und Standards sowie Prozess-Governance definiert werden sollen. Eine BPM-Beratung ist ebenso bei Vorhaben mit Projektcharakter wie einer Fusion, einem Carve-out, einer SAP-Transformation oder der standortübergreifenden Harmonisierung von Prozessen und Systemen gewinnbringend.
Wie hängen Business Process Management und Prozess- und Systemharmonisierung zusammen?
Business Process Management ist die Methode: der Regelkreis aus Analyse, Modellierung, Implementierung, Optimierung und Steuerung, mit dem Unternehmen ihre Prozesse beherrschen. Prozess- und Systemharmonisierung ist ein Anwendungsfall dieser Methode mit eigenem Projektcharakter: Mehrere Standorte, Organisationen oder Systeme werden auf gemeinsame Prozessstandards und eine konsolidierte Systemlandschaft überführt – häufig ausgelöst durch Wachstum, eine Fusion oder SAP-Transformation. Vereinfacht: BPM liefert die Begriffe, Phasen und Reifegrade; die Harmonisierung wendet sie auf die konkrete Ausgangslage eines Unternehmens an.