Strategieberatung
Herausforderungen und Probleme im Projektmanagement verlässlich
Unternehmen müssen nachhaltiger, digitaler und effizienter arbeiten. Dazu passende Initiativen eröffnen eine Vielzahl an Baustellen, die ohne gutes Projektmanagement schnell in Frustration enden. Mit modernen Projektmanagement-Methoden und Standards führen Unternehmen Projekte zum Erfolg und holen das Beste aus ihren Kapazitäten heraus.
Was macht Projektmanagement heute herausfordend?
Megatrends wie Nachhaltigkeit und Digitalisierung zwingen Unternehmen, noch mehr Aufgaben unterschiedlichster Art parallel zu managen. Auch diese Projekte sind von hohem Zeit- und Kostendruck geprägt, denn Verzögerungen können Budgets in Windeseile aus dem Rahmen laufen lassen. Ein strukturiertes und professional angewendetes Projektmanagement, das die Zielbereiche Kosten, Qualität und Termine in Einklang bringt, wird vor diesem Hintergrund immer wichtiger.
In der Praxis gestaltet sich die Steuerung von Projekten komplex. Führungskräfte stehen insbesondere vor vier Herausforderungen:
- Kapazitäten: Erfahrene Projektmanager sind in den meisten Organisationen eine seltene Ressource. Die Projektleitung übernehmen Fachexpertinnen oder Fachexperten ohne relevante Kenntnisse, die Projekte häufig unzureichend steuern können.
- Volumen: Strategisch relevante Initiativen, die mehrere Organisationsbereiche betreffen, finden oft parallel statt. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an das Multiprojektmanagements.
- Transparenz: Status und Interdependenzen der Projekte müssen aufwändig ermittelt werden. Beteiligte Hierarchie-Ebenen verwenden unterschiedliche Kennzahlen für das Tracking der gleichen Projekte.
- Struktur: Standards, an denen sich Projektmanager orientieren können, fehlen. Dadurch variiert die Qualität der Projekte sehr stark. Handlungsfelder, in denen eine Vereinheitlichung sinnvoll wäre, sind meist nicht identifiziert. Mangels Risiko- und Chancenmanagement erfolgen Gegenmaßnahmen meist spontan.
Hinzu kommen typische Problemfelder wie die Kommunikation zwischen Projektteam und Stakeholdern, kurzfristige Anpassungen am Projektumfang, auf Wunschdenken basierende Fristen sowie fehlende Ziele und Vorgaben. Auch in diesen Bereichen müssen Firmen ansetzen, wenn sie ihre Projektziele sicherstellen wollen.
Was zeichnet gutes Projektmanagement aus?
Maßgeblich für den Projekterfolg sind verlässliche, transparente Strukturen und qualifiziertes Projektpersonal. Langfristig geht es darum, eine standardisierte Prozess- und Methodenlandschaft zu etablieren. Das beginnt beim Projektplan (inkl. Ziele und Verantwortlichkeiten), betrifft aber auch die Kommunikation sowie die Prozesse und Tools. Unternehmen müssen kurzfristig Projektziele durch eine systematische, fachübergreifende Steuerung möglichst verschwendungsfrei erreichen.
Charakteristisch für erfolgreiche Projektteams sind:
- übergreifend aufeinander abgestimmte Arbeitspakete mit Zielen, Rollen und Verantwortlichkeiten
- hierachieübergreifende Transparenz über Fortschritte, Abhängigkeiten und Risiken und Chancen
- effektiv koordinierte Schnittstellen im Team und darüber hinaus
- ein Risiko- und Chancenmanagement, mit dem ein Problem, wie Terminverzuge oder Fehler, früh erkannt und proaktiv gelöst sowie Chancen identifiziert und realisiert werden.
Unter diesen Bedingungen herrschen Zielorientierung, Übersicht und Ordnung. Wichtige Informationen, z.B. zum Zeitplan oder Projektfortschritt, stehen allen Teammitgliedern zur Verfügung. Verantwortlichkeiten sind klar geregelt, Ressourcen werden effizient eingesetzt, die Kommunikation ist von Offenheit geprägt. Verbesserungsmöglichkeiten, beispielsweise für Business Process Management (BPM), kommen dadurch ebenso schnell zum Vorschein wie potenzielle Risiken.
Wir helfen Ihnen, Ihr Projekt zu steuern
Ingenics Consulting hat in den vergangenen Jahrzehnten mehr als 10.000 Projekte für deutsche und internationale Unternehmen aus den klassischen Industrien durchgeführt. Diese Erfahrung ist in ein Projektmanagement-Framework geflossen, das wir in der Praxis schnell und flexibel auf die Situation Ihrer Organisation zuschneiden können:
- Planungsphase: Strukturierung der Aufgabe, Abstimmung der Ziele und Strukturen, Planung des Projektes, Risikoanalyse, Aufsetzen der Gremien und der Kommunikation.
- Start: Erstellung des Projekthandbuchs, Kick-off mit allen Beteiligten (Projektleiter, Teammitglieder, Stakeholder etc.).
- Durchführung: Kontinuierliches Controlling des Projektfortschritts, Definition geeigneter Maßnahmen für die Zielerreichung, Monitoring der Meilensteine, Kommunikation & Reporting.
- Projektabschluss: Präsentation, Review, Lessons Learned, Entlastung des Projektteams.
Mit diesem methodischen Vorgehen stellen wir sicher, dass Sie Ihre Ziele hinsichtlich Terminen, Qualität und Kosten erreichen. Es hat sich bei der Planung und Umsetzung neuer Projekte, aber auch im Krisenmanagement während laufender Projekte bewährt. Für beide Szenarien stellen wir Ihnen branchenerfahrene Expertinnen und Experten, die Projekte leiten oder Ihr Fachpersonal unterstützen können.
Darüber hinaus zeigen wir Ihnen, wie Sie Standards für Ihr Projektmanagement entwickeln durch welche Erfolge erzielt werden. Wesentlich dafür sind u. a. die Implementierung individueller Projektprozesse, die Anpassung und Neuentwicklung praxisnaher Projektmethoden sowie neue Organisationseinheiten zur Freigabe und Steuerung Ihrer Kernprojekte. Für die Transparenz in Ihren Projekten entwickeln wir mit Ihnen individuelle digitale Projektmanagement-Cockpits.
Leistungen & Tools im Überblick
Systematische Projektmanagementanalyse (SPMA): Eine SPMA zeigt den Reifegrad Ihres Projektmanagements. Ein Blick auf dessen Qualität deckt Verbesserungsmöglichkeiten (Prozesse, Methoden, Qualifizierungsmaßnahmen etc.) auf.
Projektmanagement Office (PMO) einführen: Das PMO definiert Standards für die Durchführung von Projekten und stellt diese in einem Projektmanagementhandbuch bereit. Sie schaffen eine zentrale Anlaufstelle für die Koordination Ihrer Projekte sowie die Qualifizierung Ihrer Führungskräfte.
Darüber hinaus zeichnet es für das Programm- und Multiprojektmanagement verantwortlich.
Project Office (PO) etablieren: Das PO verantwortet die Vorbereitung (inkl. Genehmigung) und Organisation des Projektstarts sowie das fortlaufende Projektmanagement. Unsere Projektmanager sorgen dafür, dass Konzepte, Methoden und Tools zu Ihren Anforderungen passen, und schulen Ihr Team im Umgang mit neuen Methoden.
Terminplankoordination: Wir definieren mit Ihnen Rollen und Verantwortlichkeiten, koordinieren das Zusammenspiel an Ihren Schnittstellen und liefern Vorlagen für die Planungs- und Realisierungsphase. Ein sorgfältiges digitales Berichtswesen mit klar strukturierten Dokumentationen erhöht nicht nur Transparenz und Termintreue, sondern vermeidet auch zeitliche oder räumliche Konflikte.
Change Management: Jedes Projekt wirkt sich auf den Alltag der Mitarbeitenden aus. Rituale wie Change Stories helfen, alle Beteiligten zu überzeugen, Widerstände abzuschwächen und Veränderungen fest in der Organisation zu verankern.
Agile Methoden: Wir zeigen Ihnen, wie Sie agile Frameworks wie Scrum, Design Thinking, Last Planer System oder Kanban in Ihrer Organisation einführen und nutzen. Sie können damit flexibler auf Veränderungen im Projekt reagieren und fördern sowohl die Selbststeuerung als auch die Motivation Ihrer Mitarbeitenden.
Critical Chain Projektmanagement (CCPM): CCPM will Ressourcen in Projekten möglichst effizient nutzen und setzt auf transparente Informationen sowie eine offene Kommunikation. Es beeinflusst die Kultur des Unternehmens und verbessert auf lange Sicht Ihr gesamtes Projektportfolio.
Projekt-Qualitätsmanagement (PQM): Das PQM prüft die Einhaltung der definierten Standards, zeigt Best-Practice-Ansätze auf und unterstützt die Projektleiter mit Rat und Tat bei der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Projekte. Weiterhin liefert es Inputs für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Standards in Ihrem Unternehmen und sorgt so für eine hohe Zufriedenheit bei Führungskräften und der Belegschaft.
