Digitale Assistenten im Office 4.0

Administrative Prozesse sind in vielen Produktionsunternehmen ein Bottleneck. Die Fertigung selbst arbeitet dank moderner Automatisierungstechnik und Robotik sehr effizient, doch die Verwaltung wird meist bewusst stiefmütterlich behandelt, da sie keinen direkten Umsatz generiert.

Zeitaufwändige Routinetätigkeiten, Absprachen und Dokumentationen heben einen Großteil der mühsam erkämpften Effizienzgewinne wieder auf. Daher haben viele produzierende Unternehmen den Fokus in den vergangenen Jahren auf die Verschlankung ihrer Administration und die Einführung unterstützender IT-Systeme gele

Diese digitalen Anwendungen haben jedoch ihre Grenzen. Sie können Abläufe innerhalb von Workflows automatisieren, nicht jedoch die Tätigkeiten selbst. Der Koordinationsaufwand sinkt zwar, aber im Kern des administrativen Prozesses liegen nach wie vor manuelle Arbeitsschritte. Ein Workflow kann Mitarbeitende der Buchhaltung beispielsweise darauf hinweisen, dass eine Rechnung noch offen ist, aber er kann die Bearbeitung nicht selbst übernehmen. Diesen Schritt muss ein Mensch durchführen. Das „Lean Office“ kann die Administration auf ein effizientes und effektives Level heben, stößt jedoch irgendwann an seine Grenzen.

Genau an dieser Stelle setzt Robotic Process Automation an. „Bei RPA erledigen entsprechend konfigurierte Software-Bots klar vordefinierte Aktivitäten oder sogar ganze Prozesse autonom und unabhängig. Die Bots greifen auf die Benutzeroberfläche eines Programmes zu und sind der Arbeit eines Menschen nachempfunden. Die Mitarbeitenden erhalten mehr Spielraum für kreative, komplexere Tätigkeiten. Aus dem Lean Office wird somit ein Smart Office“, erläutert Diana Rebel, Senior Consultant bei der Ingenics AG. Die Fähigkeiten von Software-Bots sind vielfältig. Sie umfassen einfache Tätigkeiten wie das Ausfüllen von Formularen oder das Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten. Ihr Leistungsspektrum umfasst aber auch komplexere Aktivitäten wie die Ausführung von Wenn/ Dann-Befehlen und Berechnungen sowie die Verarbeitung von Input aus mehreren Systemen und strukturierten Dokumenten.

Da die eingesetzten Bots weder selbstständig denken noch emotional handeln können, ist der Einsatz von RPA nur unter bestimmten Voraussetzungen sinnvoll. „Die Technologie eignet sich vor allem für wiederholbare, regelbasierte Prozesse und Tätigkeiten, die klar strukturiert und standardisiert sind. Wirklich effektiv ist das Verfahren dann, wenn mehrere Personen bereichsübergreifend an dem Prozess beteiligt sind und ein hohes Risiko durch menschliche Fehler besteht. Dazu muss der Prozess natürlich durchgehend durch eines oder mehrere IT-Systeme laufen“, beschreibt Alexander Gottwald, Associate Partner Ingenics Management Consulting, die Voraussetzungen, die Prozesse für den RPA-Einsatz erfüllen müssen.

Prädestiniert für RPA sind Finanzbereiche wie Buchhaltung und Controlling. Tätigkeiten wie die KPI-Auswertung, die Bearbeitung von Rechnungen oder die Anfertigung von Reportings bieten für die Mitarbeitenden ohnehin wenig Handlungsraum, da hierbei strikte Vorgaben zu befolgen sind. Daher ergibt es Sinn, diese Tätigkeiten von Robotern erledigen zu lassen, um das Arbeitsvolumen der Mitarbeitenden zu reduzieren. Effizienzgewinne sind mit RPA aber auch in anderen Bereichen möglich, zum Beispiel im Bewerbermanagement, der IT Maintenance, der Retourenabwicklung, im Beschwerdemanagement oder der Produktionsplanung.

In all diesen Bereichen hat der Einsatz von Software-Bots zahlreiche Vorzüge. Ein Monatsbericht, der in manchen Unternehmen zwei Wochen Arbeit kostet, lässt sich mit einem Bot beispielsweise innerhalb weniger Stunden erledigen. Zeitersparnis ist aber natürlich nicht der einzige Vorteil von RPA. Neben der Reduktion von Zeit und Kosten und der Vermeidung von Fehlern berichten Anwender unter anderem von Qualitäts- und Produktivitätssteigerungen, einer höheren Datenqualität sowie einer verkürzten Reaktionszeit auf Kundenanfragen. Dazu erhöht der Einsatz von RPA die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da diese von Routinejobs befreit werden und sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können. Durch RPA können Potenziale erschlossen werden, die für weiteres strategisches Wachstum oder zur Anpassung der Kostenstruktur verwendet werden können.

Attraktiv ist Robotic Process Automation für Unternehmen auch deswegen, weil sich die Technologie einfach und schnell implementieren lässt. Die IT-Infrastruktur der Organisation bleibt durch den Einsatz von Bots unberührt. Der Software-Roboter kann innerhalb weniger Tage konfiguriert und eingeführt werden. Der Mehrwert zeigt sich, abhängig vom Einsatzszenario, mitunter schon nach wenigen Wochen. Unternehmen, die sich für Robotic Process Automation interessieren, sollte jedoch eines bewusst sein: RPA führt Prozesse lediglich aus, verändert sie aber nicht. Die Struktur der Abläufe bleibt unberührt. „RPA ist kein Mittel für die Prozessfehlerbehebung. Ein ineffizienter, schlechter Prozess wird durch den Einsatz eines Bots nicht besser. Unternehmen müssen ihre Prozesse zunächst genau analysieren und anschließend optimieren, ehe sie über den Einsatz eines Software-Roboters nachdenken“, rät Alexander Gottwald.