Business Process Management

Business Process Management – Basis für den nachhaltigen Unternehmenserfolg

Unternehmen, die bei volatilen Markt- und Kundenanforderungen erfolgreich handeln wollen, müssen sich prozessseitig so flexibel ausrichten, dass Strategie und Ziele wirksam im Unternehmen verankert werden. Dokumentierte Prozessstandards sowie -transparenz und eine effektive, effiziente Prozesssteuerung ermöglichen es, Komplexität zu beherrschen und präventiv zu agieren. Mit Ingenics schaffen Sie dafür die nötigen Grundlagen. Der Schlüssel ist ein Business Process Management 4.0, das die Möglichkeiten der Digitalisierung voll ausschöpft.

Was ist Business Process Management?

Business Process Management (BPM; auch: Geschäftsprozessmanagement, Geschäftsprozessoptimierung) ist prozessorientierte Unternehmensführung. Es handelt sich um einen ganzheitlichen Ansatz zur Prozess- und Organisationsgestaltung, der die Geschäftsprozesse und Workflows eines Unternehmens erfasst, gestaltet, dokumentiert, misst, überwacht, steuert, optimiert und automatisiert.

Business Process Management umfasst im Idealfall alle betrieblichen Abläufe. Dazu schließt es sämtliche Rollen und Verantwortlichkeiten ein, welche für die effiziente Unternehmenssteuerung notwendig sind.

Wie funktioniert Business Process Management?

Grundgedanke für alle Aktivitäten stellt die Maxime „Process follows Strategy – Systems enabling Processes“ dar.

  1. Analyse
    Vorhandene Prozesse (Business Processes) werden während dieser BPM-Life Cycle Phase umfassend analysiert. Die strategisch oder operativ identifizierten und erfassten Prozesse werden nach Ihrer Prozessreife und Strategiebezug bewertet. Gleiches gilt für die Systemlandschaft in diesen Prozessen. Abschließend werden Potentiale und Handlungsfelder definiert.
  2. Design & Modellierung
    Ziel der Phase ist, Normierungsstandards, BPM-Tools & Regularien festzulegen, optimale Prozesse zu modellieren sowie KPIs zur Prozessleistungsmessung zu definieren. Prozess-Reengineering & Prozessverbesserung sind zwei grundlegende Ansätze der Modellierung.
  3. Ausführungsplanung & Implementierung
    Ableitung grundlegender Anforderungen, die Umsetzungsplanung sowie die konkrete Umsetzung in Hinblick auf Organisation, Systeme und Mitarbeitende, welche für den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse erforderlich sind, werden getroffen.
  4. Optimierung
    Ziel der Phase ist die Prüfung und Implementierung kontinuierlicher Mechanismen, wie realisierte Prozesse in Hinblick auf ihre Prozess-Performance gesteigert sowie kontinuierlich verbessert werden können.
  5. Monitoring & Steuerung
    Ziel der Phase ist es, echtzeitnahes Process Monitoring durch Verknüpfung von geschäftsprozessbezogenen Daten zu End-to-End Monitoring- und Performance.

Business Process Management ist kein Schalter, den man einfach umlegt. Es ist ein dynamischer Prozess, bei dem die Phasen des BPM-Regelkreises kontinuierlich durchlaufen werden, um jederzeit die richtigen Dinge richtig zu machen. Das funktioniert nur, wenn Führungskräfte die Veränderungen durch ganzheitliches Change Management begleiten. Optimierte Geschäftsprozesse und IT-Systeme bilden dann einen Mehrwert, wenn die Mitarbeitenden befähigt sind, in den neuen Strukturen zu agieren.


Welche Rolle spielt bei BPM die Digitalisierung?

Noch vor wenigen Jahren war BPM reaktiver, dokumentativer Natur („Prozesse malen“). Aktuell entwickelt es sich mehr und mehr zu einem prädiktiven, echtzeitnahen End-to-End-Management von Geschäftsprozessen.

Die Grundlagen dafür schafft die Digitalisierung. Enabler wie Process Mining, echtzeitnah verfügbare Daten, Automatisierung und vernetzte Informationsflüsse ermöglichen ein BPM 4.0, das neue Türen für die Optimierung der Geschäftsprozesse öffnet:

  • Die Kostenstruktur verbessert sich: Richtig umgesetzt, verbessern und optimieren Unternehmen mit BPM 4.0 ihre Kostenstruktur durch schnell anpassbare, flexible und transparente Prozesse sowie optimierte Informationsflüsse.
  • Die Resilienz steigt: Es entstehen widerstandsfähige, agile Prozesse, die dank echtzeitnaher Datenerfassung sowie einem klaren Rollen- und Aufgabenverständnis jederzeit überwacht, bewertet und an geänderte Gegebenheiten angepasst werden können. Dies erhöht nicht zuletzt die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
  • Transparenz erreicht ein höheres Level: BPM 4.0 führt zu einem umfassenden End-to-End-Überblick. Alle Prozesse im Unternehmen lassen sich visualisieren, überwachen und steuern.
  • Optimierung wird leichter: Datengetriebene Optimierungsmodelle und digital unterstützte Analysen offenbaren Informationen für Verbesserungspotenziale, die bislang noch verborgen sind.
  • Prognosen erleichtern Entscheidungen: What-if Szenarien und Prognosen führen zu einer Verbesserung der Entscheidungsvorbereitung.
  • Risiken werden beherrschbar: Risikoereignisse sind dank der digitalen Transparenz schneller erkennbar. Die Reaktionsfähigkeit im Krisenfall steigt.
  • Routinetätigkeiten entfallen: Die Mitarbeitenden werden von regelbasierten Tätigkeiten in Bereichen wie Analyse entlastet. Die Automatisierung erleichtert es, Verschwendung zu vermeiden und Ressourcen effektiver einzusetzen.

 

Mit Ingenics zum BPM 4.0

Technologische Grenzen, die den Mehrwert von Business Process Management limitierten, haben sich verschoben. Diese Evolution setzt sich täglich fort. Auch deswegen gibt es für BPM 4.0 keine Plug-n-Play-Lösung. Stattdessen gilt es, sich mit Blick auf den Status quo im BPM schrittweise zu verbessern.

Orientierung dafür bietet ein Reifegradmodell, das die Ingenics Consulting für das strategische Business Process Management 4.0 entworfen hat. Es hilft Ihnen, Ihren Reifegrad im BPM einzuordnen, ein dazu passendes Zielbild zu entwerfen und in eine Roadmap zu überführen. Diese setzen wir anschließend gemeinsam mit Ihnen um!

Das Ingenics Reifegradmodell beschreibt vier klar definierte, in sich geschlossene Evolutionsstufen. Diese führen in Verbindung mit den Lean-Prinzipien zur höchsten Reife eines erfolgreichen Prozessmanagements und ermöglichen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Das Reifegradmodell für Business Process Management 4.0

BPM-Stufe 1: Standard

In der ersten Stufe sind Prozessstandards definiert, beschrieben und für jeden im Unternehmen zugänglich. Bestehende Prozesse, Workflows und Geschäftsabläufe sind in einer Prozesslandkarte visualisiert und beschrieben – inklusive definierter Schnittstellen und Rollenverteilung.

BPM-Stufe 2: Transparenz

Der IST-Prozessstatus im Unternehmen ist messbar und mit dem angestrebten SOLL-Status durch definierte Key Performance Indicators vergleichbar. Charakteristisch für Stufe 2 ist die Erzeugung einer transparenten Sicht über die End-to-End-Prozesse, inwiefern SOLL- und IST-Prozess übereinstimmen und ihre Kennzahlen mit den Unternehmenszielen korrelieren. Ein effizienter Weg dieser datengetriebenen Analyse bietet der Einsatz von Process Mining Tools.

BPM-Stufe 3: Automatisierung

Durch die Transparenz über SOLL- und IST-Zustand wird eine Basis zur Optimierung und darauf aufsetzenden Automatisierung geschaffen. Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen muss es nicht zwangsläufig eine vollumfängliche Systemlösung oder Infrastrukturmaßnahme sein. Direkter Nutzen wird bereits durch einfache Automatisierung mit Board-Mitteln, z.B. durch den Einsatz von Routinen, Workflows oder Robotic Process Automation (RPA) geschaffen.

BPM-Stufe 4: Prädiktion

Auf der höchsten BPM-Entwicklungsstufe sind Unternehmen in der Lage durch echtzeitnahes Process Monitoring ihre Prozesse effizient über ein durchgängiges Performance Management zu steuern. SOLL-/IST-Abweichungen können echtzeitnah aufgezeigt und analysiert werden. Zukünftige Probleme und Entwicklungen können anhand von Vorhersage-Szenarien und Alarmsystemen frühzeitig erkannt werden. Somit wird proaktives agieren auf Ereignisse und Abweichungen ermöglicht.


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Business Process Management: Tatsächlicher Nutzen für Ihre Geschäftsprozesse

30 Minuten Wissen für Sie und Ihr Unternehmen

Florian Christoph, Director Business Process Management, zeigt Ihnen in diesem kostenfreien Video, wie Geschäftsprozesse aktiv gemanagt werden können, um tatsächlichen Nutzen zu generieren – und das End-to-End.

Erster Blick ins Video

Wir helfen Ihnen, bei Ihrer End-2-End Prozessteuerung

Unsere Beraterinnen und Berater unterstützen Unternehmen aus der Industrie seit Jahrzehnten dabei, Business Process Management schnell und zielgerichtet einzuführen und ihren BPM-Reifegrad stufenweise zu erhöhen.

Diese Dienstleistung beginnt bei der Analyse der aktuellen Prozesslandschaft, der Prozessoptimierung und reicht über die Auswahl und Implementierung geeigneter Business-Process-Management-Software, die Realisierung von Mechanismen für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess, Processs-Monitoring-Ansätze bis zur Schulung der Mitarbeitenden und der Begleitung des Changeprozesses. Hierbei profitieren Kunden von unserem Know-how in den Bereichen Prozessgestaltung und -optimierung, der Organisationsentwicklung sowie der Digitalen Transformation.

Florian Christoph

Florian Christoph

Director
Telefon: +49 731 93680 225