Business Process Management – Basis für den nachhaltigen Unternehmenserfolg

Unternehmenserfolg ist heute geprägt von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität, kurz VUKA. In der VUKA-Welt gehören Veränderungen zum Alltag. Geschäftsprozesse (Business Processes) sind somit einem ständigen Wandel unterworfen.

Unternehmen, die bei volatilen Markt- und Kundenanforderungen erfolgreich handeln wollen, müssen sich prozessseitig so flexibel ausrichten, dass Strategie und Ziele wirksam im Unternehmen verankert werden. Dokumentierte Prozessstandards sowie -transparenz und eine effektive und effiziente Prozesssteuerung sind die Basis, um die Komplexität zu beherrschen und präventiv zu agieren. Dies bildet die Basis für Geschäftsprozessoptimierung.

Was ist Business Process Management?

Business Process Management oder auch Geschäftsprozessmanagement ist prozessorientierte Unternehmensführung. Es handelt sich um einen ganzheitlichen Ansatz zur Prozess- und Organisationsgestaltung. Dies ermöglicht die Geschäftsprozesse und Workflows eines Unternehmens zu erfassen, gestalten, dokumentieren, messen, überwachen, steuern, optimieren und zu automatisieren.

Business Process Management umfasst im Idealfall alle betrieblichen Abläufe und schließt sämtliche Rollen und Verantwortlichkeiten ein, welche für die effiziente Unternehmenssteuerung notwendig sind

Wie funktioniert Business Process Management?

BPM funktioniert nach einem Regelkreis, der fünf zentrale Aufgaben umfasst.

Grundgedanke für alle Aktivitäten stellt die Maxime „Process follows Strategy – Systems enabling Processes“ dar.

  1. Analyse
    Vorhandene Prozesse (Business Processes) werden während dieser BPM-Life Cycle Phase umfassend analysiert. Die strategisch oder operativ identifizierten und erfassten Prozesse werden nach Ihrer Prozessreife und Strategiebezug bewertet. Gleiches gilt für die Systemlandschaft in diesen Prozessen. Abschließend werden Potentiale und Handlungsfelder definiert.
  2. Design & Modellierung
    Ziel der Phase ist, Normierungsstandards, BPM-Tools & Regularien festzulegen, optimale Prozesse zu modellieren sowie KPIs zur Prozessleistungsmessung zu definieren. Prozess-Reengineering & Prozessverbesserung sind zwei grundlegende Ansätze der Modellierung.
  3. Ausführungsplanung & Implementierung
    Ableitung grundlegender Anforderungen, die Umsetzungsplanung sowie die konkrete Umsetzung in Hinblick auf Organisation, Systeme und Mitarbeitende, welche für den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse erforderlich sind, werden getroffen.
  4. Optimierung
    Ziel der Phase ist die Prüfung und Implementierung kontinuierlicher Mechanismen, wie realisierte Prozesse in Hinblick auf ihre Prozess-Performance gesteigert sowie kontinuierlich verbessert werden können.
  5. Monitoring & Steuerung
    Ziel der Phase ist es, echtzeitnahes Process Monitoring durch Verknüpfung von geschäftsprozessbezogenen Daten zu End-to-End Monitoring- und Performance.

Business Process Management ist kein Schalter, den man einfach umlegt. Es ist ein dynamischer Prozess, bei dem die einzelnen Phasen des BPM-Regelkreis kontinuierlich durchlaufen werden, um jederzeit die richtigen Dinge richtig zu machen. Das funktioniert nur, wenn Führungskräfte die Veränderungen durch ganzheitliches Change Management begleiten. Optimierte Geschäftsprozesse und IT-Systeme bilden dann einen Mehrwert, wenn die Mitarbeitenden befähigt sind in den neuen Strukturen zu agieren.

Regelkreis & Vorgehensmodell für BPM-Projekte

Wie können Unternehmen die Vorteile von BPM nutzen?

  • Richtig umgesetzt, können Unternehmen mit Business Process Management ihre Kostenstruktur durch schnell anpassbare, flexible und transparente Prozesse sowie optimierte Informationsflüsse verbessern.
  • Sie schaffen damit widerstandsfähige, agile Prozesse, die dank echtzeitnaher Datenerfassung sowie einem klaren Rollen- und Aufgabenverständnis jederzeit überwacht, bewertet und an geänderte Gegebenheiten angepasst werden können.
  • Dies erhöht nicht zuletzt die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
  • Orientierung dafür bietet ein Reifegradmodell, das die Ingenics AG speziell für das strategische Business Process Management entworfen hat.

Es beschreibt vier Reifegrade mit klar definierten und in sich abgeschlossenen Stufen, die in Verbindung mit den grundlegenden Lean-Prinzipien zur höchsten Reife eines erfolgreichen Prozessmanagements führen und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ermöglicht:

Das Reifegradmodell für Business Process Management

BPM-Stufe 1: Standard

In der ersten Stufe sind Prozessstandards definiert, beschrieben und für jeden im Unternehmen zugänglich. Bestehende Prozesse, Workflows und Geschäftsabläufe sind in einer Prozesslandkarte visualisiert und beschrieben – inklusive definierter Schnittstellen und Rollenverteilung.

BPM-Stufe 2: Transparenz

Der IST-Prozessstatus im Unternehmen ist messbar und mit dem angestrebten SOLL-Status durch definierte Key Performance Indicators vergleichbar. Charakteristisch für Stufe 2 ist die Erzeugung einer transparenten Sicht über die End-to-End-Prozesse, inwiefern SOLL- und IST-Prozess übereinstimmen und ihre Kennzahlen mit den Unternehmenszielen korrelieren. Ein effizienter Weg dieser datengetriebenen Analyse bietet der Einsatz von Process Mining Tools.

BPM-Stufe 3: Automatisierung

Durch die Transparenz über SOLL- und IST-Zustand wird eine Basis zur Optimierung und darauf aufsetzenden Automatisierung geschaffen. Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen muss es nicht zwangsläufig eine vollumfängliche Systemlösung oder Infrastrukturmaßnahme sein. Direkter Nutzen wird bereits durch einfache Automatisierung mit Board-Mitteln, z.B. durch den Einsatz von Routinen, Workflows oder Robotic Process Automation (RPA) geschaffen.

BPM-Stufe 4: Prädiktion

Auf der höchsten BPM-Entwicklungsstufe sind Unternehmen in der Lage durch echtzeitnahes Process Monitoring ihre Prozesse effizient über ein durchgängiges Performance Management zu steuern. SOLL-/IST-Abweichungen können echtzeitnah aufgezeigt und analysiert werden. Zukünftige Probleme und Entwicklungen können anhand von Vorhersage-Szenarien und Alarmsystemen frühzeitig erkannt werden. Somit wird proaktives agieren auf Ereignisse und Abweichungen ermöglicht.


Video Expert Session

Business Process Management: Tatsächlicher Nutzen für Ihre Geschäftsprozesse

30 Minuten Wissen für Sie und Ihr Unternehmen

Florian Christoph, Director Business Process Management, zeigt Ihnen in diesem Video, wie Geschäftsprozesse aktiv gemanagt werden können, um tatsächlichen Nutzen zu generieren – und das End-to-End.

Erster Blick ins Video

Wir helfen Ihnen, bei Ihrer End-2-End Prozessteuerung

Process Mining und andere digitale Lösungen versprechen bei Kunden schnelle Abhilfe, doch die „Plug & Play“ Lösung gibt es nicht. Die Voraussetzung sind klar definierte SOLL-Prozesse, um Abweichungen und Verschwendungen transparent zu machen.

Entsprechend startet jedes BPM Projekt mit dem analogen Prozess, der Organisation und den Menschen.

Unsere Beraterinnen und Berater unterstützen Unternehmen aus der Industrie seit Jahrzehnten dabei, Business Process Management schnell und zielgerichtet einzuführen und ihren BPM-Reifegrad zu erhöhen.

Das beginnt bei der Analyse der aktuellen Prozesslandschaft, der Prozessoptimierung und reicht über die Auswahl und Implementierung geeigneter Business-Process-Management-Software, die Realisierung von Mechanismen für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess, Processs-Monitoring-Ansätze bis zur Schulung der Mitarbeitenden und der Begleitung des Changeprozesses.

Hierbei profitieren Kunden von unserem Know-how in den Bereichen Prozessgestaltung und -optimierung, der Organisationsentwicklung sowie der Digitalen Transformation.

Florian Christoph

Florian Christoph

Director
Telefon: +49 731 93680 229